Eine Bestandsliste ist die sachliche Grundlage jedes Ankaufsangebots: Sie zeigt, was Sie verkaufen, wie viel davon vorhanden ist und in welchem Zustand die Ware ist. Wer eine Bestandsliste erstellen will, sollte sie so bauen, dass ein Fremder sie ohne Rückfrage versteht. Dieser Artikel zeigt den Spaltenaufbau, geeignete Dateiformate und die häufigsten Fehler, etwa Mengenabweichungen und Dubletten. Er richtet sich an Lagerleiter, Einkäufer und Geschäftsführer, die einen Posten für den Ankauf von Restposten vorbereiten und die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem oder von Hand zusammenstellen. Eine saubere Liste spart auf beiden Seiten Zeit und macht das Angebot nachvollziehbar.
Kurz erklärt
- Jede Zeile beschreibt genau einen Artikel an genau einem Lagerort.
- Grundspalten sind Bezeichnung, Artikelnummer oder EAN, Menge, Einheit, Zustand, Verpackung und Lagerort.
- Eine bearbeitbare Tabelle (XLSX, ODS oder CSV) ist besser als ein PDF oder ein Foto der Liste.
- Zustand und Einheit stammen aus einer festen Werteliste, nicht aus Freitext.
- Mengenabweichungen und Dubletten sind die häufigsten Fehler und lassen sich mit einer Summenprüfung finden.
Wozu die Liste dient und wer sie liest
Die Bestandsliste ersetzt die Besichtigung. Ein Ankäufer sieht Ihr Lager meist nicht, bevor er ein Angebot macht. Er stützt seine Bewertung auf Liste und Fotos und gibt Angaben später an Interessenten weiter, die die Ware weiterverkaufen. Bei Overstock Germany geht die Ware an ein Netzwerk gewerblicher Wiederverkäufer. Auch dort zählt, dass die Angaben stimmen und verständlich sind.
Die Liste erfüllt drei Aufgaben. Erstens ermöglicht sie die unverbindliche Bewertung, weil sie Menge und Zustand strukturiert zeigt. Zweitens bildet sie typischerweise die Grundlage des schriftlich festgehaltenen Preises: Das Angebot bezieht sich auf die Zeilen der Liste. Drittens dient sie bei der Abholung als Maßstab für den Abgleich von Menge und Zustand.
Ein Fehler in der Liste setzt sich deshalb bis zur Abrechnung fort. Weicht die Menge ab, wirkt sich das auf Preis und Zahlung aus. Hintergründe dazu stehen im Beitrag Zahlungsbedingungen beim Warenankauf. Mehrere Angebote lassen sich nur fair vergleichen, wenn alle Anbieter dieselbe Liste erhalten. Kriterien für den Vergleich nennt der Beitrag Ankaufsangebote vergleichen.
Der Spaltenaufbau
Jede Zeile beschreibt einen Artikel an einem Lagerort. Diese Regel verhindert die meisten Auswertungsfehler. Die Spalten gliedern sich in Grundspalten, die jede Liste braucht, und Zusatzspalten, die von der Ware abhängen.
Grundspalten, die jede Liste braucht
Die Tabelle zeigt die Grundspalten mit frei gewählten Beispielen ohne Bezug zu realen Beständen.
| Spalte | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Lfd. Nr. | Fortlaufende Zeilennummer für Rückfragen | 1, 2, 3 |
| Bezeichnung | Name des Artikels in einer Zeile | Küchenwaage digital, schwarz |
| Hersteller | Marke oder Hersteller wie auf der Ware | Hersteller A |
| Artikelnummer | Eigene Nummer oder Herstellernummer | KW-100 |
| EAN | Nummer unter dem Strichcode, als Text gespeichert | 13 Ziffern |
| Menge | Stückzahl als reine Zahl | 240 |
| Einheit | Stück, Karton, Set oder Meter | Stück |
| Zustand | Wert aus einer festen Liste | neu, originalverpackt |
| Verpackung | Zustand der Verpackung | Karton, Kanten leicht eingedrückt |
| Lagerort | Standort und Palettennummer | Halle 2, Palette 07 |
Die EAN (Europäische Artikelnummer) steht unter dem Strichcode und identifiziert einen Artikel eindeutig. Sie ist die wichtigste Spalte für den Abgleich, weil sich Artikel damit ohne Missverständnisse zuordnen lassen. Fehlt sie, ersetzt die Herstellernummer sie.
Zusatzspalten je nach Ware
Welche weiteren Spalten sinnvoll sind, hängt von der Warengruppe ab.
- Seriennummer bei Geräten, Maschinen und IT-Hardware.
- Charge und Mindesthaltbarkeit bei Kosmetik und ähnlichen Produkten.
- Baujahr oder Modelljahr bei Elektronik, Fahrzeugen und Maschinen.
- Maße und Gewicht je Einheit bei Sperrgut, damit die Spedition planen kann.
- Größe und Farbe bei Textilien, Schuhen und Möbeln.
- Mangelbeschreibung als Kurztext, sobald der Zustand nicht „neu“ lautet.
- Fotoverweis mit Dateiname oder Nummer des zugehörigen Bildes.
- Bemerkung für Besonderheiten wie Herstellerauflagen.
Bei Mischposten mit vielen kleinen Positionen hilft eine zweite Ebene. Fassen Sie gleichartige Artikel zu Gruppen zusammen und führen Sie die Einzelartikel auf einem zweiten Blatt. So bleibt die Übersicht erhalten, ohne dass Detailangaben verloren gehen.
Der Einkaufswert ist eine freiwillige Spalte. Er hilft, den Posten einzuordnen, ersetzt aber keine Bewertung. Wie sich ein Wert bestimmen lässt, beschreibt der Ratgeber Restposten-Wert bestimmen. Wie ein Verkauf unter Einkaufswert steuerlich zu behandeln ist, klärt ein Steuerberater. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Daten aus dem Warenwirtschaftssystem übernehmen
Der schnellste Weg zur Liste ist ein Export aus dem Warenwirtschaftssystem. Er liefert Artikelnummern, Bezeichnungen und Buchbestände ohne Tippfehler. Rechnen Sie aber mit Nacharbeit.
Benennen Sie die Spalten verständlich um und löschen Sie alles, was den Ankäufer nichts angeht, etwa Lieferantennamen, Kundenbezüge und interne Notizen. Ergänzen Sie, was das System nicht kennt: den tatsächlichen Zustand, die Verpackung und den Lagerort der einzelnen Paletten. Ein Feld wie „Bestand“ kann reservierte Ware, Ware im Zulauf oder gesperrte Ware enthalten. Klären Sie, welche Menge tatsächlich verkäuflich ist, und tragen Sie nur diese ein. Prüfen Sie den Export vor dem Versand stichprobenartig gegen die Ware.
Zustand und Verpackung einheitlich erfassen
Verwenden Sie für den Zustand eine feste Werteliste statt freier Formulierungen. Nur so lässt sich die Liste filtern und zusammenfassen. Eine mögliche Liste lautet: neu und originalverpackt, neu ohne Originalverpackung, geöffnet und geprüft, gebraucht, mit Mangel, defekt. Wer „gut“, „okay“ und „neuwertig“ gemischt einträgt, zwingt den Leser zum Raten.
Die Zustandsbegriffe sind nicht genormt. Legen Sie deshalb eigene Definitionen fest und nennen Sie diese in einem Hinweis oberhalb der Tabelle oder auf einem zweiten Blatt. Gängige Abgrenzungen zeigt der Ratgeber A-, B- und C-Ware: Unterschiede.
Trennen Sie außerdem den Zustand der Ware vom Zustand der Verpackung. Beides beeinflusst den Wert unabhängig voneinander. Eine neue Ware im beschädigten Karton lässt sich anders verwerten als eine geöffnete Ware im unversehrten Karton. Bei Mängeln gehört eine kurze Beschreibung in die Bemerkung, zum Beispiel „Kratzer auf der Oberseite“ oder „Netzteil fehlt“.
Dateiformate und technische Regeln
Am besten eignet sich eine bearbeitbare Tabelle. Sie lässt sich filtern, sortieren und in andere Systeme übernehmen. Die Tabelle ordnet die gängigen Formate ein.
| Format | Eignung | Hinweis |
|---|---|---|
| XLSX oder ODS | Sehr gut | Filter und mehrere Blätter möglich, keine verbundenen Zellen |
| CSV | Gut | Universell lesbar, Zeichenkodierung und Trennzeichen angeben |
| Nur ergänzend | Nicht filterbar, als lesbare Ansicht nutzbar | |
| Foto oder Bildschirmfoto der Liste | Ungeeignet | Daten müssen abgetippt werden und enthalten Fehler |
Regeln für saubere Daten
- Eine Kopfzeile, keine Leerzeilen, keine verbundenen Zellen.
- Zahlen als Zahlen, Artikelnummern und EAN als Text. Sonst verschwinden führende Nullen, oder lange Nummern erscheinen in Exponentialschreibweise.
- Keine Information in Zellfarben. Farben gehen beim Export verloren und sind für Fremde nicht deutbar.
- Keine Verknüpfungen zu anderen Dateien und keine Formeln, die auf interne Pfade zeigen.
- Dokumenteigenschaften prüfen. Autor, Firmenname und Dateipfade stecken oft in den Metadaten.
- Dateiname mit Datum und Version, etwa „Bestandsliste_Stand_Tag_Monat_v2“.
Vertrauliche Inhalte wie Kundennamen oder Konditionen Ihrer Lieferanten gehören nicht in die Liste. Wie sich Preise, Herkunft und Listen schützen lassen, beschreibt der Beitrag Vertraulichkeit bei Bestandslisten.
Typische Fehler und Gegenmaßnahmen
Viele Fehler entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus der Übernahme von Daten, die für einen anderen Zweck gedacht waren. Ein Buchbestand ist nicht automatisch der physische Bestand.
| Fehler | Folge | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Menge entspricht dem Buchbestand | Abweichung bei der Abholung | Stichtagszählung durchführen |
| Dubletten | Menge doppelt gezählt | Nach EAN sortieren und prüfen |
| Gemischte Einheiten | Stück und Karton verwechselt | Eine Einheitenspalte führen |
| Freitext im Zustand | Liste nicht filterbar | Feste Werteliste nutzen |
| EAN fehlt oder ist abgeschnitten | Artikel nicht zuordenbar | Spalte als Text formatieren |
| Fehlender Stand | Unklar, wie aktuell die Liste ist | Datum und Version angeben |
| Mehrere Lagerorte vermischt | Ware nicht auffindbar | Lagerort je Zeile eintragen |
Mengenabweichungen vermeiden
Mengenabweichungen haben meist einen von vier Gründen. Reservierte Ware ist noch im Bestand. Retouren sind noch nicht geprüft oder gebucht. Ware ist unterwegs oder an einen anderen Standort verlagert. Oder der Buchbestand weicht von der Realität ab, weil Schwund, Bruch oder Fehlbuchungen nie korrigiert wurden. Zählen Sie deshalb an einem Stichtag und tragen Sie den Zählstand ein. Eine Summenprüfung hilft: Addieren Sie die Menge je Palette und vergleichen Sie sie mit der Palettenkarte. Mehr zur Zählung erklärt der Beitrag Inventur vor dem Verkauf.
Dubletten finden
Eine Dublette ist ein Datensatz, der versehentlich doppelt vorkommt. Sortieren Sie die Liste nach EAN oder Artikelnummer und lassen Sie doppelte Werte farbig markieren. Prüfen Sie jede Markierung: Derselbe Artikel an zwei Lagerorten ist korrekt, zwei identische Zeilen am selben Ort sind es nicht. Führen Sie solche Zeilen zusammen und addieren Sie die Menge nur einmal.
Ein Beispiel: Steht dieselbe EAN zweimal mit „Halle 2, Palette 07“, handelt es sich vermutlich um eine Dublette. Steht sie einmal bei Palette 07 und einmal bei Palette 09, sind es zwei gültige Zeilen mit eigener Menge.
Liste und Ware abgleichen
Eine Liste ist erst belastbar, wenn sie mit der Ware übereinstimmt. Der Abgleich dauert nicht lange, wenn die Paletten beschriftet sind. Tragen Sie die Palettennummer auf einem Etikett an die Palette und in die Spalte Lagerort ein. Prüfen Sie dann stichprobenartig, ob Etikett, Zeile und Inhalt zusammenpassen. Aktualisieren Sie die Liste, sobald sich Mengen ändern. Wird zwischenzeitlich Ware verkauft oder entnommen, gilt der alte Stand nicht mehr. Vermerken Sie jede Änderung mit Datum, damit klar bleibt, welche Fassung dem Angebot zugrunde liegt.
Ergänzen Sie die Liste um Fotos. Dateiname und Fotoverweis in der Liste verbinden Bild und Zeile. Welche Aufnahmen sinnvoll sind, beschreibt der Beitrag Fotos für die Ankaufsanfrage. Alle weiteren Angaben, die ein Ankäufer neben der Liste braucht, führt die Checkliste für die Ankaufsanfrage auf.
Fazit
Eine gute Bestandsliste ist einfach gebaut: eine Zeile je Artikel und Lagerort, feste Werte für den Zustand, EAN als Text und ein klarer Stand. Sie verkürzt die Bewertung, weil weniger Rückfragen entstehen, und sie schützt bei der Übergabe vor Streit über Mengen. Lieber eine einfache, geprüfte Liste als eine aufwendige mit unsicheren Zahlen. Wenn Ihre Liste fertig ist, können Sie den Bestand über Bestand anbieten unverbindlich beschreiben.
Häufige Fragen
Mindestens Bezeichnung, Artikelnummer oder EAN, Menge mit Einheit, Zustand, Verpackung und Lagerort. Je nach Ware kommen Seriennummer, Charge, Maße, Gewicht oder ein Fotoverweis hinzu. Wichtig ist, dass jede Zeile genau einen Artikel an genau einem Lagerort beschreibt. Eine laufende Nummer erleichtert Rückfragen.
Eine bearbeitbare Tabelle, etwa als XLSX-, ODS- oder CSV-Datei. Der Ankäufer kann sie filtern, sortieren und weiterverarbeiten. Eine reine PDF-Datei taugt dafür nicht und dient höchstens als Ergänzung. Speichern Sie Artikelnummern und EAN als Text, damit führende Nullen erhalten bleiben.
Zählen Sie eine Stichprobe, rechnen Sie hoch und kennzeichnen Sie den Wert als Schätzung. Nennen Sie außerdem das Datum der Zählung. Vor dem verbindlichen Angebot sollte die Menge geprüft sein, denn Abweichungen bei der Übergabe führen meist zu Preisanpassungen oder Diskussionen.
Sortieren Sie nach EAN oder Artikelnummer und lassen Sie doppelte Werte markieren. Nicht jede Doppelung ist ein Fehler, denn derselbe Artikel kann an zwei Lagerorten liegen. Prüfen Sie, ob sich Menge und Lagerort unterscheiden, und führen Sie identische Zeilen zusammen.
Nicht zwingend. Der Einkaufswert kann bei der Einordnung helfen, ist aber eine freiwillige Angabe. Für ein Angebot zählen vor allem Artikel, Menge, Zustand und Lagerort. Prüfen Sie vor der Weitergabe, ob Sie Einkaufspreise überhaupt offenlegen dürfen, und geben Sie vertrauliche Lieferantenkonditionen nicht weiter.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information für Unternehmen. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Bei Einzelfragen helfen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
