Wer Lagerware verkauft, braucht Mengen, die stimmen. Die Zahlen aus dem Warenwirtschaftssystem sind dafür oft keine verlässliche Grundlage, weil Retouren, Umbuchungen und Schwund sie verfälschen. Eine Inventur vor dem Verkauf schafft diese Grundlage: Sie zählen den Posten, halten das Ergebnis fest und nennen dem Käufer, was tatsächlich da ist. Der Beitrag richtet sich an Lagerleiter, Einkäufer und Inhaber, die einen Überbestand, ein Lager oder einen Teilbestand abgeben wollen. Er vergleicht Vollzählung und Stichprobe, beschreibt Zählprotokoll und Fotos und erklärt, wie Sie mit Differenzen umgehen.
Kurz erklärt
- Eine Verkaufsinventur ist keine Jahresinventur. Sie dient dem Käufer als verlässliche Mengenangabe und nicht dem Jahresabschluss.
- Bei einheitlicher Ware genügt oft eine Stichprobe, bei gemischter oder hochwertiger Ware zählen Sie jedes Stück.
- Das Zählprotokoll nennt Datum, Zähler, Position, Menge, Zustand und Lagerort. Fotos belegen es.
- Weicht die Zählung vom System ab, gilt der gezählte Wert. Die Ursache halten Sie fest.
- Nach der Zählung sind Palette und Etiketten eindeutig, damit die Menge bis zur Abholung stimmt.
Warum belastbare Mengen den Verkauf erleichtern
Belastbare Mengen sparen Rückfragen und verhindern Preisabschläge aus Unsicherheit. Ein Käufer kalkuliert mit der Menge, die er erwartet. Ist sie unklar, rechnet er vorsichtig oder verlangt vor der Abholung eine eigene Zählung. Beides kostet Zeit. Ein vorbereitetes Zählprotokoll beschleunigt die Prüfung der Anfrage und ist die Grundlage der Bestandsliste.
Systembestände weichen aus bekannten Gründen ab. Retouren werden spät gebucht, Teillieferungen falsch erfasst, Muster entnommen und Umlagerungen nicht nachgezogen. Hinzu kommt Ware, die zwar im Regal liegt, aber gesperrt, beschädigt oder bereits einem anderen Auftrag zugeteilt ist. Ein Käufer sieht davon nichts. Er bekommt zunächst nur eine Zahl, und genau diese Zahl muss halten, wenn die Ware verladen wird.
Die Verkaufsinventur unterscheidet sich von der Inventur nach dem Handelsgesetzbuch. Kaufleute müssen zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen (§ 240 HGB). Dafür dürfen sie unter Bedingungen auch Stichproben mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden nutzen (§ 241 HGB). Diese Vorschriften regeln den Jahresabschluss, nicht den Verkauf. Sie zeigen aber, dass auch eine Stichprobe eine Methode braucht. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Buchführung klären Sie Einzelfragen mit Ihrem Steuerberater.
Vollzählung oder Stichprobe
Entscheiden Sie nach Ware und Wert, nicht nach Bequemlichkeit. Je gleichartiger die Ware, desto eher genügt eine Stichprobe. Je höher der Wert je Stück, desto eher zählen Sie alles.
| Kriterium | Vollzählung | Stichprobe |
|---|---|---|
| Ware | gemischt, viele Varianten | einheitlich, gleiche Kartons |
| Wert je Stück | hoch | niedrig bis mittel |
| Seriennummern | erforderlich | nicht erforderlich |
| Aufwand | hoch | gering |
| Genauigkeit | hoch | abhängig von der Methode |
Eine Stichprobe hat Grenzen, und Sie sollten sie offenlegen. Sie sagt etwas über die Menge, aber nicht über jeden einzelnen Karton. Schreiben Sie daher ins Protokoll, wie viele Kartons Sie geöffnet haben und welches Ergebnis sich zeigte. Ein Käufer kann dann selbst einschätzen, wie sicher die Zahl ist. Bei Mischpaletten ist die Lage schwieriger, weil jede Variante eine eigene Stückzahl hat. Der Beitrag zu Mischpaletten und sortenreinen Posten zeigt, wie sich beide Formen unterscheiden.
Wann Sie jedes Stück zählen
Zählen Sie vollständig, wenn Stücke einzeln verkauft werden, hohe Werte haben oder Seriennummern tragen. Das gilt für IT-Hardware, Geräte und Maschinen. Wie Sie Seriennummern sauber erfassen, zeigt der Beitrag zu Seriennummern und Typenschildern. Auch bei Gemischtposten ist die Vollzählung sinnvoll, denn dort steckt der Wert in der Zusammensetzung.
So legen Sie eine Stichprobe an
Zählen Sie zuerst alle Paletten und alle Kartons je Palette vollständig. Öffnen Sie dann einige Kartons pro Palette und zählen deren Inhalt. Hat jeder Karton laut Aufdruck dieselbe Stückzahl, rechnen Sie hoch. Weichen die geöffneten Kartons ab, erhöhen Sie die Zahl der Stichproben. Ziehen Sie die Kartons zufällig, nicht nur von oben, und halten Sie die Auswahl im Protokoll fest. Bei Schüttgut mit gleichem Einzelgewicht kann auch eine Zählwaage helfen. Sie wiegen ein Stück, wiegen den Gesamtposten und teilen.
Vorbereitung: Bereich, Stichtag, Team
Eine Zählung gelingt, wenn sich der Bestand währenddessen nicht verändert. Legen Sie vorab fest, was gezählt wird, wann und von wem.
- Zählbereich abgrenzen und markieren, damit nichts doppelt oder gar nicht gezählt wird.
- Stichtag festlegen und Warenbewegungen währenddessen stoppen.
- Ware sortieren: neue, geöffnete, beschädigte und gesperrte Ware getrennt halten.
- Zählteams mit Zähler und Prüfer bilden, der Prüfer erfährt den Sollwert nicht.
- Vordrucke oder eine Tabelle bereitstellen und Fotoausrüstung klären.
Planen Sie die Zeit lieber großzügig. Eine Zählung unter Zeitdruck erzeugt genau die Fehler, die sie vermeiden soll. Wählen Sie einen Tag mit wenig Betrieb, etwa außerhalb der Versandspitzen, und sprechen Sie Zugänge zum Lager mit allen Beteiligten ab. Wer Ware aus fremdem Eigentum im Lager hat, etwa Kommissionsware, trennt sie vorab und führt sie nicht in der Zählung des eigenen Bestands.
Zählverfahren im Lager
Bewährt ist die Zählung in zwei Durchgängen. Der erste Zähler erfasst die Mengen, der zweite zählt unabhängig nach und kennt den Sollwert nicht. Stimmen beide Werte überein, ist die Position erledigt. Bei Palettenware zählen Sie Lagen mal Kartons je Lage und addieren unvollständige Lagen gesondert. Teilweise gefüllte Kartons führen Sie als eigene Zeile, damit die Stückzahl exakt bleibt. Kennzeichnen Sie gezählte Paletten sofort mit einem Aufkleber, sonst werden sie später doppelt gezählt.
Gefahrgut wie Akkus zählen und lagern Sie getrennt. Die Grundlagen stehen im Beitrag zu Lithium-Batterien beim Transport.
Das Zählprotokoll
Das Zählprotokoll ist der Nachweis der Zählung. Es muss so aufgebaut sein, dass ein Dritter es ohne Rückfrage versteht. Jede Zeile beschreibt eine Position.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum und Uhrzeit | wann gezählt wurde |
| Zähler und Prüfer | Namen oder Kürzel |
| Lagerort | Halle, Regal, Palettennummer |
| Artikel | Bezeichnung, Artikelnummer, Variante |
| Menge | gezählte Stückzahl |
| Einheit | Stück, Karton, Palette |
| Zustand | neu, geöffnet, beschädigt |
| Bemerkung | Auffälligkeiten, Verweis auf Foto |
Eine Zeile könnte so lauten (Beispiel mit angenommenen Zahlen, keine Marktwerte): Halle 2, Palette 14, Artikel 4711 in Variante Schwarz, zwölf Kartons zu je 24 Stück, ein Karton mit 18 Stück, Zustand neu, zwei Kartons mit Druckstelle, Foto 14-3. Solche Angaben lassen sich später ohne Rückfrage prüfen.
Die Unterschriften von Zähler und Prüfer unter dem Protokoll erhöhen den Beweiswert. Nennen Sie das Verfahren, also Vollzählung oder Stichprobe, ausdrücklich. Ein Protokoll, das offenlegt, was nicht gezählt wurde, ist glaubwürdiger als eines, das Vollständigkeit nur behauptet.
Differenzen erkennen und klären
Zählen Sie Differenzen nicht weg, sondern dokumentieren Sie sie. Eine Differenz ist der Unterschied zwischen dem Sollbestand im System und dem gezählten Istbestand. Typische Ursachen sind nicht gebuchte Retouren, falsche Artikelnummern, Verwechslungen ähnlicher Varianten, Fehlbuchungen bei Umlagerung und Schwund.
Gehen Sie bei jeder Abweichung gleich vor:
- Eine zweite Person zählt neu und kennt den Sollwert nicht.
- Prüfen Sie, ob die Ware an einem anderen Ort liegt oder unter anderer Nummer geführt wird.
- Halten Sie den gezählten Wert, die Vermutung zur Ursache und ein Foto fest.
- Geben Sie dem Käufer den gezählten Wert an.
| Ursache | Typischer Prüfschritt |
|---|---|
| Retoure nicht gebucht | Wareneingang und Retourenlager prüfen |
| Falsche Variante gezählt | Artikelnummer und Etikett am Karton vergleichen |
| Umlagerung nicht gebucht | Nachbarregale und Pufferflächen absuchen |
| Entnahme für Muster oder Reparatur | Entnahmebelege und Servicebereich prüfen |
| Schwund durch Bruch oder Verlust | Schadensmeldungen und Entsorgungsbelege prüfen |
Bestimmen Sie vorher, ab welcher Abweichung Sie nachzählen, etwa bei teuren Positionen schon bei einem Stück. Systembestände sollten Sie erst nach der Klärung korrigieren. Die Ursachenforschung kann nach dem Verkauf folgen.
Typische Fehler beim Zählen
- Zählen während laufender Warenbewegungen. Gegenmaßnahme: Bewegungen für die Dauer der Zählung stoppen.
- Nur der Zähler kennt den Sollwert und passt unbewusst an. Gegenmaßnahme: Der Prüfer zählt ohne Sollwert.
- Beschädigte Ware wird mitgezählt, ohne dass es auffällt. Gegenmaßnahme: Den Zustand als eigene Spalte führen.
- Die Stichprobe stammt nur aus der obersten Lage. Gegenmaßnahme: Kartons aus verschiedenen Lagen ziehen.
Fotos als Beleg
Fotos machen aus Zahlen einen nachprüfbaren Vorgang. Machen Sie sie während der Zählung, nicht danach. Sinnvoll sind ein Übersichtsfoto jeder Palette, ein Foto des Etiketts, ein Foto geöffneter Stichprobenkartons und Detailfotos von Schäden. Verwenden Sie eine Beschriftung oder Palettennummer im Bild. Welche Aufnahmen für eine Anfrage nützlich sind, zeigt der Beitrag zu Fotos für die Ankaufsanfrage. Sichern Sie die Bilddateien zusammen mit dem Protokoll und benennen Sie sie nach Palettennummer. Achten Sie darauf, dass Bilder nichts zeigen, was vertraulich bleiben soll, etwa Kundenlisten auf einem Bildschirm oder Lieferantenetiketten, die Rückschlüsse auf die Herkunft zulassen. Die Herkunft der Ware dokumentieren Sie dagegen sorgfältig in den Unterlagen, denn Käufer fragen danach.
Mengenabweichungen nach der Zählung
Auch nach einer guten Zählung können Abweichungen auftreten, etwa durch Entnahmen oder Verwechslungen beim Verladen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Palette und Inhalt eindeutig zugeordnet bleiben. Klare Kennzeichnung und Etiketten auf Paletten und ein Lieferschein mit Übergabeprotokoll halten den gezählten Stand bis zur Übergabe fest. Eine saubere Palette, die richtig verpackt und gesichert ist, verhindert Verlust auf dem Transportweg.
Im Handel unter Kaufleuten müssen Käufer offene Mängel in der Regel zeitnah rügen (§ 377 HGB). Dazu zählen je nach Fall auch Mengenabweichungen. Eine dokumentierte Zählung hilft beiden Seiten, Streit zu vermeiden. Für Einzelfälle gilt: im Zweifel rechtlich beraten lassen.
Stellt der Käufer bei der Abholung oder danach eine andere Menge fest, vergleichen Sie zuerst beide Zahlen mit dem Zählprotokoll. Prüfen Sie, ob Paletten fehlen, Kartons teilweise gefüllt sind oder Ware anders gezählt wurde. Fotos der gezählten Paletten zeigen, wie der Stand vor dem Verladen aussah. Halten Sie jede Abweichung mit Datum und Unterschrift im Übergabeprotokoll fest.
Bei einer Räumung ist die Zählung ein Schritt im Gesamtablauf. Die Checkliste zum Lager auflösen ordnet sie ein, und die Seite zum Ankauf bei einer Geschäftsauflösung beschreibt diese Ausgangslage.
Fazit
Eine Verkaufsinventur muss nicht aufwendig sein, aber sie muss nachvollziehbar sein. Wählen Sie die Methode nach Ware und Wert, protokollieren Sie jede Position, belegen Sie sie mit Fotos und nennen Sie Differenzen offen. So erhalten Käufer Mengen, auf die sie sich verlassen können. Wenn Ihr Bestand gezählt ist, können Sie ihn über Bestand anbieten unverbindlich beschreiben.
Häufige Fragen
Eine gesetzliche Pflicht gerade für den Verkauf gibt es nicht. Die handelsrechtliche Inventur zum Geschäftsjahresende ist ein anderer Vorgang. Eine Zählung vor dem Verkauf lohnt sich trotzdem, weil Käufer auf belastbaren Mengen aufbauen und Abweichungen bei der Abholung weniger Streit auslösen.
Bei einheitlicher Ware in gleichen Kartons reicht eine Stichprobe oft aus. Sie zählen die Paletten und Kartons vollständig und prüfen nur den Inhalt stichprobenartig. Bei gemischter, hochwertiger oder seriennummernpflichtiger Ware sollten Sie dagegen jedes Stück erfassen. Notieren Sie das Verfahren im Protokoll.
Zählen Sie die betroffene Position von einer zweiten Person neu, ohne den Sollwert zu nennen. Bleibt die Abweichung, halten Sie den gezählten Wert, die Ursache und Fotos im Protokoll fest. Geben Sie dem Käufer den gezählten Wert an, nicht den Wert aus dem System.
Mit einem Zählprotokoll, das Datum, Zähler, Position, Menge und Zustand nennt, und mit Fotos der Paletten, Etiketten und geöffneten Stichprobenkartons. Unterschriften von Zähler und Prüfer erhöhen den Beweiswert. Bewahren Sie Protokoll und Fotos zusammen mit dem Angebot und dem Lieferschein auf.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information für Unternehmen. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Bei Einzelfragen helfen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
