Wer Seriennummern dokumentieren will, braucht einen Ablauf, der auch bei großen Stückzahlen durchhält. Das gilt für IT-Hardware, Smartphones, Maschinen und andere Geräte, die ein Käufer später einzeln zuordnen muss. Dieser Artikel richtet sich an Händler, Hersteller und Betriebe, die Geräte als Posten verkaufen oder ankaufen. Er zeigt, wann Seriennummern erforderlich sind, welche Nummern auf Typenschildern stehen, wie Sie scannen und fotografieren und wie Sie Ihre Liste auf Fehler prüfen, bevor Sie sie weitergeben.
Kurz erklärt
- Einzelne Seriennummern sind bei IT-Hardware, Smartphones und Maschinen üblich, bei Zubehör und Massenware meist nicht.
- Seriennummer, Modellnummer, EAN und Chargennummer sind verschiedene Angaben und gehören in getrennte Spalten.
- Scannen ist schneller und weniger fehleranfällig als Abtippen; ein Foto je Typenschild sichert die Angabe.
- Eine Plausibilitätsprüfung (Länge, Format, Dubletten, Stichprobe) macht aus einer Rohliste eine belastbare Liste.
- Seriennummern können Personenbezug haben; behandeln Sie die Liste vertraulich.
Wann Seriennummern erforderlich sind
Die Erfassungstiefe richtet sich nach Warenart, Wert und Käufererwartung. Eine pauschale Pflicht, beim Verkauf eines Postens jede Seriennummer zu erfassen, gibt es nach allgemeiner Auffassung nicht. Anforderungen ergeben sich eher aus Verträgen und Garantiebedingungen. In der Praxis fragen Käufer nach, wenn Garantie, Sperren oder Herkunft geprüft werden müssen. Die folgende Tabelle gibt eine Orientierung.
| Warengruppe | Übliche Erfassung | Grund |
|---|---|---|
| Notebooks, Server, Netzwerktechnik | Jedes Gerät einzeln | Garantie, Sperren, Löschnachweis |
| Smartphones und Tablets | Jedes Gerät einzeln, auch Gerätekennung | Sperrprüfung, Zustand |
| Maschinen und Stapler | Jedes Stück mit Typenschild | Baujahr, Leistung, Zulassung |
| Haushaltsgeräte | Modell- und Typnummer, Stichprobe der Seriennummern | Zuordnung zur Serie |
| Kabel, Zubehör, Verbrauchsmaterial | Artikelnummer und Menge | Keine Einzelnummern üblich |
Drei Fragen helfen bei der Entscheidung. Hat die Ware einen Stückwert, bei dem ein einzelnes Gerät ins Gewicht fällt? Hängt eine Garantie, Sperre oder Lizenz am Einzelgerät? Und wird das Gerät später einzeln weiterverkauft? Lautet die Antwort dreimal nein, genügt die Mengenangabe. Lautet sie auch nur einmal ja, erfassen Sie die Nummern.
Stichprobe statt Vollerfassung
Bei sehr großen Stückzahlen gleicher Bauart kann eine Stichprobe genügen, wenn Käufer und Verkäufer das vorher abstimmen. Das ist sinnvoll bei neuer, ungeöffneter Ware derselben Charge, deren Kartons durchnummeriert sind. Gebrauchte oder gemischte Geräte erfassen Sie dagegen vollständig. Halten Sie die Absprache schriftlich fest, damit später klar ist, welche Erfassungstiefe vereinbart war.
Bei IT-Hardware geht es zusätzlich um Datenlöschung. Der Beitrag Datenlöschung bei IT-Hardware vor dem Verkauf beschreibt, warum der Nachweis pro Gerät sinnvoll ist. Einen Überblick über den Ankauf gibt die Seite Ankauf von IT-Hardware.
Welche Nummern auf Geräten stehen
Auf Geräten stehen mehrere Nummern, die leicht verwechselt werden. Eine klare Begriffsliste vermeidet Fehler in der Tabelle.
- Seriennummer: Sie kennzeichnet ein einzelnes Gerät und kommt je Hersteller und Typ nur einmal vor.
- Modell- oder Typnummer: Sie bezeichnet die Bauart und ist für alle baugleichen Geräte gleich.
- Artikelnummer: Sie stammt vom Hersteller oder Händler und ordnet das Produkt im Sortiment ein.
- EAN: Die europäische Artikelnummer steht im Strichcode und kennzeichnet die Handelsware, nicht das einzelne Stück.
- Chargen- oder Losnummer: Sie bezeichnet ein Produktionslos und hilft bei Rückrufen.
- Gerätekennung bei Mobilfunkgeräten: Die IMEI ist eine 15-stellige Nummer, deren letzte Ziffer eine Prüfziffer ist.
- Inventarnummer: Sie stammt vom bisherigen Besitzer und steht oft auf einem Aufkleber.
Die Nummern stehen an unterschiedlichen Stellen: auf der Unterseite oder Rückseite, im Akkufach, auf dem Boden des Geräts oder in den Systeminformationen der Software. Maßgeblich ist die Nummer am Gerät selbst. Das Etikett am Karton kann abweichen, etwa wenn der Inhalt umgepackt wurde. Erfassen Sie deshalb beides, wenn Sie Karton und Gerät getrennt führen, und vermerken Sie Abweichungen.
Bei Maschinen liefert das Typenschild in der Regel Hersteller, Typ, Baujahr, Seriennummer und technische Daten wie Spannung oder Leistung. Es ist die wichtigste Quelle. Wie Sie Maschinen ansonsten aufbereiten, beschreibt die Seite Ankauf von Maschinen.
So erfassen Sie Nummern: Scan, Eingabe und Foto
Scannen ist die zuverlässigste Methode, solange das Gerät einen Strichcode oder QR-Code trägt. Manuelle Eingabe ist langsamer und fehleranfälliger. Ein Foto sichert beide Wege ab.
Scanner und App
Ein Handscanner oder eine Smartphone-App liest Strichcodes direkt in eine Tabelle. Legen Sie vorab die Spaltenreihenfolge fest, damit die Daten nacheinander in die richtigen Felder laufen. Erfassen Sie Gerät für Gerät und scannen Sie zuerst das Kartonetikett, dann die Gerätenummern, damit Karton und Inhalt zusammenpassen. Bei Geräten ohne Code tippen Sie die Nummer ab und lesen sie laut gegen.
Ablauf bei großen Mengen
Bei vielen Geräten lohnt ein fester Takt. Testen Sie den Ablauf zuerst an etwa zwanzig Geräten, bevor Sie die ganze Menge erfassen. Arbeiten Sie möglichst zu zweit: Eine Person scannt oder liest, die andere kontrolliert und beschriftet die Kartons. Legen Sie Zwischenstände der Liste ab und sichern Sie die Datei nach jeder Palette. So geht bei einem Absturz oder Irrtum nicht die ganze Arbeit verloren.
Fotos der Typenschilder
Fotografieren Sie jedes Typenschild senkrecht von vorn und bei diffusem Licht, ohne Blitzreflex. Das Schild sollte das Bild weitgehend füllen. Benennen Sie die Datei nach der laufenden Nummer, zum Beispiel „0042-typenschild“. So lässt sich später jede Zeile mit ihrem Bild abgleichen. Zeigen Sie auf Fotos keine Personen und keine Kundendaten wie Namensschilder oder Zettel mit Passwörtern. Allgemeine Hinweise zu Bildern bietet der Beitrag Fotos für die Ankaufsanfrage.
Die Tabelle: Aufbau und Formatierung
Eine Seriennummernliste braucht wenige, aber saubere Spalten. Bewährt haben sich:
| Spalte | Inhalt | Hinweis |
|---|---|---|
| Lfd. Nr. | Fortlaufende Nummer | Gleich dem Dateinamen des Fotos |
| Karton oder Palette | Zuordnung | Wie auf dem Etikett |
| Hersteller | Bezeichnung laut Schild | Schreibweise einheitlich |
| Modell | Typbezeichnung | Nicht mit Seriennummer mischen |
| Seriennummer | Wie gelesen | Als Text formatieren |
| Zustand | Kurzbeschreibung | Einheitliche Begriffe |
| Bemerkung | Mängel, fehlendes Zubehör | Mit Foto-Verweis |
Ein frei gewähltes Beispiel für eine Zeile: laufende Nummer 0042, Karton K07, Hersteller laut Schild, Modell „Typ A-100“, Seriennummer „SN000123“, Zustand „gebraucht, Gehäuse mit Kratzern“, Bemerkung „Foto 0042-typenschild“. Die Werte sind erfunden und zeigen nur den Aufbau.
Formatieren Sie die Spalte Seriennummer als Text. Tabellenkalkulationen wandeln lange Ziffernfolgen sonst in Exponentialschreibweise um oder löschen führende Nullen. Das passiert beim Öffnen von Dateien oft unbemerkt. Speichern Sie die Liste als Excel-Datei oder als CSV mit Trennzeichen und Zeichensatz, die Sie dem Empfänger mitteilen. Eine allgemeine Anleitung zum Spaltenaufbau liefert der Beitrag Bestandsliste erstellen.
Plausibilitätsprüfung: Fehler finden, bevor andere sie finden
Prüfen Sie die fertige Liste in fünf Schritten. Jeder Schritt dauert wenige Minuten und verhindert Rückfragen.
- Zählen: Entspricht die Zeilenzahl der Gerätezahl je Karton und Palette?
- Länge und Format: Haben alle Nummern eines Herstellers dieselbe Länge und dasselbe Muster?
- Dubletten: Kommt keine Seriennummer zweimal vor? Eine Dublette weist auf Tippfehler oder doppelt erfasste Geräte hin.
- Prüfziffern: Bei IMEI und EAN ist die letzte Ziffer eine Prüfziffer. Ein Prüfprogramm zeigt, ob die Nummer formal stimmt.
- Stichprobe: Vergleichen Sie zufällige Zeilen mit dem Foto. Treten dabei Abweichungen auf, prüfen Sie die ganze Liste.
Wo das Gerät es erlaubt, lesen Sie die Nummer aus den Systeminformationen aus, statt sie abzutippen. Bei Notebooks oder Smartphones steht sie im Einstellungsmenü oder in der Firmware-Oberfläche. Der Abgleich mit dem Aufkleber zeigt dann, ob Gehäuse und Mainboard zusammengehören. Weicht beides ab, kann das Gerät repariert oder umgebaut worden sein; vermerken Sie das, denn es beeinflusst Wert und Garantie.
Typische Verwechslungen sind Null und O, Eins und I, Acht und B. Kennzeichnen Sie unsichere Zeichen in der Bemerkung und verlassen Sie sich nicht auf Schätzungen. Gleiches gilt für Zustände: Ein Gerät, das nicht startet, gehört mit diesem Vermerk in die Liste. Das schützt später vor Streit.
Datenschutz, Sperren und Rechte
Seriennummern können in Verbindung mit anderen Daten einer Person zugeordnet werden, etwa wenn die Liste Mitarbeiternamen oder Standorte enthält. Entfernen Sie solche Angaben vor der Weitergabe, soweit der Käufer sie nicht braucht. Geben Sie Listen nur an Empfänger, die Sie kennen. Dieser Abschnitt gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung; bei Fragen zum Datenschutz hilft im Einzelfall ein Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragter.
Seriennummern helfen auch bei der Klärung von Sperren und Herkunft. Käufer prüfen häufig, ob Geräte gesperrt oder als verloren gemeldet sind. Eine vollständige Liste verkürzt diese Prüfung. Herstellergarantien können unter Umständen an die Seriennummer gebunden sein; ob sie übertragbar sind, hängt von den Bedingungen des Herstellers ab. Verfügen Sie über Kaufbelege oder Lieferscheine, legen Sie sie bei. Bei Geräten, die nicht Ihnen gehören, etwa Leasing- oder Mietgeräten, ordnet die Seriennummer das Eigentum zu. Solche Geräte gehören nicht in den Verkauf, solange Rückgabe und Eigentum nicht geklärt sind.
Bei Rückläufern aus Gerätetausch ist die Zuordnung besonders wichtig, weil dort Ware aus mehreren Standorten zusammenkommt. Mehr dazu im Beitrag Altgeräte beim Gerätetausch verwerten.
Typische Fehler und Gegenmaßnahmen
Die Fehler wiederholen sich. Wer sie kennt, vermeidet sie mit wenig Aufwand.
| Fehler | Folge | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Seriennummer mit Modellnummer vermischt | Liste unbrauchbar | Getrennte Spalten, Vorlage nutzen |
| Spalte nicht als Text formatiert | Nummern verstümmelt | Textformat vor der Eingabe setzen |
| Foto unleserlich | Angabe nicht prüfbar | Neu aufnehmen, Bildschirmkontrolle |
| Karton nicht zugeordnet | Geräte nicht auffindbar | Kartonnummer in jeder Zeile |
| Mängel nicht vermerkt | Streit bei der Übergabe | Bemerkung und Foto je Mangel |
Bewahren Sie die Rohdateien auf. Dazu gehören Scandateien, Fotos und frühere Listenstände. Wird die Liste später korrigiert, zeigt der alte Stand, was sich geändert hat, und Sie können Rückfragen schneller klären. Notieren Sie in einer Zeile, wer die Liste wann erstellt und zuletzt geprüft hat.
Auch der Zeitpunkt zählt. Elektronik verliert mit der Zeit an Wert, und eine lange Erfassung kostet davon einen Teil. Die Zusammenhänge erläutert der Beitrag Modellwechsel und Firmware: Warum Elektronik an Wert verliert. Beginnen Sie deshalb mit der Erfassung, sobald klar ist, dass die Ware verkauft werden soll.
Fazit
Seriennummern zu dokumentieren kostet Zeit, spart aber Rückfragen und stärkt Ihre Angaben. Planen Sie den Aufwand realistisch ein: Je Gerät dauert die Erfassung nur kurz, bei großen Mengen wird sie aber zu einem eigenen Arbeitspaket. Entscheidend sind getrennte Spalten, saubere Formatierung, lesbare Fotos und eine kurze Plausibilitätsprüfung. Verkäufer können ihren Bestand über Bestand anbieten unverbindlich beschreiben und die Liste später nachreichen.
Häufige Fragen
Nein. Bei IT-Hardware, Smartphones und Maschinen sind Einzelnummern üblich, weil Käufer Garantie, Sperren und Herkunft prüfen. Bei Kabeln, Zubehör und Massenware genügen Artikelnummer, Menge und Zustand. Fragen Sie vorab, welche Erfassungstiefe der Käufer erwartet. Eine schriftliche Absprache vermeidet spätere Missverständnisse.
Die Seriennummer kennzeichnet ein einzelnes Gerät und kommt nur einmal vor. Die EAN ist die Handelsartikelnummer im Strichcode und ist für alle baugleichen Artikel gleich. Ergänzend gibt es Modell-, Typ- und Chargennummern. Eine gute Liste führt die Angaben getrennt. So verwechselt niemand Artikel und Einzelgerät.
Fotografieren Sie senkrecht von vorn, bei diffusem Licht und ohne Blitzreflex. Das Schild muss das Bild weitgehend füllen, damit Zeichen scharf bleiben. Prüfen Sie jedes Bild am Bildschirm in Originalgröße und fotografieren Sie unleserliche Schilder erneut. Benennen Sie die Datei mit der laufenden Nummer.
In der Regel ja, wenn die Liste keine personenbezogenen Angaben wie Mitarbeiternamen enthält und der Empfänger vertraulich damit umgeht. Entfernen Sie überflüssige Spalten, bevor Sie die Datei senden. Bei Zweifeln zum Datenschutz klärt ein Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragter den Einzelfall. Das gilt auch für Fotos mit sichtbaren Namen.
Häufig sind verwechselte Zeichen wie Null und O, abgeschnittene Nummern in Tabellenkalkulationen, Dubletten und fehlende Zuordnung zum Karton oder zur Palette. Eine Plausibilitätsprüfung mit Längenvergleich, Dublettensuche und Stichprobe am Foto findet die meisten dieser Fehler. Sie dauert nur wenige Minuten.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information für Unternehmen. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Bei Einzelfragen helfen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
