Bei der Geschäftsaufgabe wirft der Warenbestand steuerliche Fragen auf, vor allem zur Umsatzsteuer und zur Buchführung. Wer den Bestand verkauft, verschenkt oder behält, löst jeweils andere Folgen aus. Dieser Beitrag gibt Unternehmern, Geschäftsführern und Buchhaltern eine Orientierung zu Umsatzsteuer, Belegen und Aufbewahrungspflichten rund um den Warenbestand. Er erklärt die wichtigsten Begriffe und nennt typische Stolperstellen. Er ersetzt keine Steuerberatung, denn die Einzelheiten hängen von Rechtsform, Umsatzsteuerstatus und Vorgeschichte ab. Besprechen Sie jeden Schritt mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Ware verkaufen oder abgeben.
Kurz erklärt
- Der Verkauf des Warenbestands ist in der Regel ein steuerbarer Umsatz. Ob und wie Umsatzsteuer anfällt, hängt vom Status und vom Käufer ab.
- Auch Entnahme und Verschenken von Ware können steuerlich wie ein Verkauf behandelt werden.
- Zu jedem Verkauf gehören Bestandsliste, schriftlicher Preis, Rechnung und Übergabeprotokoll.
- Aufbewahrungspflichten laufen nach der Aufgabe weiter. Sie betragen je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre.
- Steuerberater und Finanzamt entscheiden im Einzelfall. Dieser Beitrag bietet nur Orientierung.
Was bei der Geschäftsaufgabe steuerlich zusammenkommt
Bei der Aufgabe eines Geschäfts treffen mehrere Rechtsbereiche zusammen. Die Umsatzsteuer betrifft jeden Verkauf von Ware. Die Ertragsteuer betrifft den Gewinn aus der Aufgabe, also die Differenz zwischen Erlös und Buchwert. Das Handels- und Steuerrecht verlangt außerdem, dass Sie Bestand und Belege ordentlich abschließen.
Für Einzelunternehmer gilt: Die Aufgabe eines Gewerbebetriebs wird einkommensteuerlich in der Regel wie eine Veräußerung behandelt. Ware, die Sie nicht verkaufen, wird dann üblicherweise mit dem gemeinen Wert zum Zeitpunkt der Aufgabe angesetzt (§ 16 Abs. 3 EStG). Das spricht dafür, den Bestand zu verkaufen, statt ihn mitzunehmen. Bei Kapitalgesellschaften gelten andere Regeln, die im Rahmen der Liquidation zu klären sind.
Der Zeitpunkt zählt. Ein Verkauf vor dem Stichtag der Aufgabe wird anders erfasst als einer danach. Halten Sie deshalb fest, wann der letzte Umsatz stattfand und wann die Übergabe war. Eine allgemeine Hilfe bietet die Checkliste zum Lager auflösen.
Hinzu kommen formale Pflichten. Die Aufgabe des Gewerbes melden Sie bei der zuständigen Stelle ab, und das Finanzamt erwartet in der Regel weiterhin Voranmeldungen und Erklärungen für die Zeit bis zum Ende der Tätigkeit. Die Fristen nennt Ihr Steuerberater oder das Finanzamt. Planen Sie dafür Zeit ein, denn die letzten Erklärungen fallen oft erst nach dem letzten Verkauf an.
Der Verkauf des Warenbestands: Umsatzsteuer im Normalfall
Verkaufen Sie als Unternehmer Ware gegen Entgelt, ist das eine Lieferung. Sie unterliegt, sofern nichts Besonderes gilt, der Umsatzsteuer. Das gilt auch dann, wenn Sie den Betrieb gerade einstellen und der Preis niedrig ist. Entscheidend ist der Verkaufspreis, den Sie vereinbaren, nicht der ursprüngliche Einkaufspreis.
Rechnung und Steuerausweis
An einen anderen Unternehmer liefern Sie in der Regel mit einer Rechnung, die Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausweist. Grundbegriffe wie netto, brutto und Steuerausweis erklärt der Beitrag Umsatzsteuer beim Verkauf von Lagerware. Die Rechnung muss die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, etwa Namen, Anschriften, Steuernummer, Datum, Menge, Art der Ware und Entgelt. Lassen Sie die Rechnung vor dem ersten Verkauf von Ihrem Steuerberater prüfen.
Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist in der Regel keine Umsatzsteuer aus. Die Rechnung enthält dann einen Hinweis auf diese Regelung. Prüfen Sie, ob die Umsatzgrenzen im Jahr der Aufgabe weiter eingehalten werden, denn ein größerer Abverkauf kann den Status verändern.
Steuerschuld beim Käufer
Für bestimmte Warengruppen schuldet nicht der Verkäufer, sondern der unternehmerische Käufer die Steuer (§ 13b UStG). Das betrifft zum Beispiel Mobilfunkgeräte, Tablet-Computer, Spielekonsolen und integrierte Schaltkreise, sobald eine gesetzliche Entgeltgrenze überschritten wird. Auch weitere Warengruppen sind erfasst. Die Rechnung enthält dann keinen Steuerausweis, sondern einen Hinweis auf die Steuerschuld des Käufers. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob Ihr Sortiment betroffen ist.
Käufer im Ausland
Liefern Sie Ware an Käufer in einem anderen EU-Staat oder in ein Drittland, gelten besondere Regeln für Steuerbefreiung und Nachweise. Typisch sind zusätzliche Angaben auf der Rechnung, Transportbelege und Meldungen an das Finanzamt. Lassen Sie solche Verkäufe vorab prüfen, denn Fehler fallen oft erst bei einer späteren Prüfung auf und lassen sich dann kaum noch heilen.
Sonderfälle: Entnahme, Betriebsübertragung und Vorsteuerberichtigung
Drei Sonderfälle treten bei der Geschäftsaufgabe häufiger auf als bei laufendem Betrieb.
Entnahme und Verschenken. Entnehmen Sie Ware für private Zwecke oder verschenken sie, wird das unter bestimmten Voraussetzungen einer Lieferung gegen Entgelt gleichgestellt (§ 3 Abs. 1b UStG). Die Umsatzsteuer kann also anfallen, obwohl kein Geld fließt. Die Höhe richtet sich nach gesetzlichen Bewertungsregeln.
Übertragung des ganzen Betriebs. Wird ein Unternehmen oder ein gesondert geführter Betrieb als Ganzes an einen anderen Unternehmer übertragen, unterliegt der Vorgang nicht der Umsatzsteuer. Der Erwerber tritt an die Stelle des Veräußerers (§ 1 Abs. 1a UStG). Der Verkauf einzelner Warenposten an einen Händler ist dagegen keine solche Übertragung.
Berichtigung des Vorsteuerabzugs. Wenn sich die Verhältnisse ändern, die für den Vorsteuerabzug maßgeblich waren, kann eine Berichtigung nötig werden (§ 15a UStG). Bei beweglichen Wirtschaftsgütern, etwa Regalen oder einem Fahrzeug, beträgt der Berichtigungszeitraum fünf Jahre, bei Grundstücken zehn Jahre. Das betrifft eher die Betriebsausstattung als die Handelsware.
Die Fälle können sich überlagern. Ein Beispiel: Ein Händler verkauft den Großteil seines Bestands an einen anderen Händler, nimmt einen Rest privat mit und verkauft Regale an einen Dritten. Jeder dieser Vorgänge wird für sich beurteilt. Halten Sie deshalb schon beim Verkauf fest, welche Ware an wen mit welchem Ziel ging, und fassen Sie die Vorgänge nicht in einer Sammelposition zusammen.
Belege, die zu jedem Verkauf gehören
Ohne Belege lässt sich ein Verkauf später nicht nachweisen. Das gilt besonders bei der Geschäftsaufgabe, weil Sie danach kaum noch Zugriff auf Systeme und Mitarbeiter haben. Halten Sie für jeden Verkauf von Warenbestand dieselben Unterlagen bereit:
| Beleg | Inhalt |
|---|---|
| Bestandsliste | Warengruppen, Mengen, Zustand, Lagerort |
| Angebot oder Vereinbarung | Preis, Umfang, Zahlungsweise |
| Rechnung | Pflichtangaben, Steuerausweis oder Hinweis |
| Übergabeprotokoll | Datum, tatsächlich übergebene Menge, Unterschriften |
| Zahlungsnachweis | Kontoauszug oder Quittung |
Bei einem Ankauf durch Overstock Germany wird der Preis schriftlich festgehalten. Verkäufer sollten diese Unterlage zu den Buchungsbelegen legen. Weitere Fragen zum Ablauf beantwortet die Seite häufige Fragen zum Ankauf.
Stellen Sie bei Abweichungen zwischen Liste und Übergabe sicher, dass beide Zahlen im Protokoll stehen. Nachträgliche Korrekturen ohne Beleg erschweren die Buchführung.
Ordnen Sie die Belege nach Verkaufsvorgang, nicht nach Datum. So finden Sie Angebot, Protokoll, Rechnung und Zahlung später zusammen. Wer elektronisch scannt, sollte die Originale trotzdem so lange behalten, wie es der Steuerberater für nötig hält, und die Scans lesbar und unveränderbar ablegen.
Aufbewahrungspflichten nach der Aufgabe
Die Pflicht, Unterlagen aufzubewahren, endet nicht mit dem letzten Verkaufstag. Sie besteht für Unternehmer fort, bis die Fristen abgelaufen sind. Die Abgabenordnung nennt allgemein diese Fristen (§ 147 AO):
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse | zehn Jahre |
| Buchungsbelege | acht Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | sechs Jahre |
Rechnungen sind nach dem Umsatzsteuergesetz acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Sie läuft außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern wichtig sind, deren Festsetzung noch möglich ist.
Klären Sie früh, wer die Unterlagen nach der Aufgabe verwahrt. Bei Einzelunternehmern ist das in der Regel der frühere Inhaber, bei Gesellschaften regelt der Ablauf der Liquidation die Verwahrung. Elektronisch geführte Unterlagen müssen lesbar und auswertbar bleiben. Bewahren Sie deshalb nicht nur Ausdrucke, sondern auch die Daten auf.
Von der Inventur bis zur Abmeldung: eine mögliche Reihenfolge
Folgende Schritte sind typisch. Ihr Steuerberater passt sie an Ihren Fall an:
- Stichtag der Aufgabe festlegen und festhalten.
- Inventur durchführen und eine Bestandsliste erstellen.
- Fremdware, Kommissionsware und Vorbehaltsware aussondern (siehe Fremdware und Kommissionsware im Lager klären).
- Verkaufsweg wählen und Preise schriftlich festhalten.
- Rechnungen mit korrekter Steuerbehandlung ausstellen.
- Offene Forderungen und Verbindlichkeiten zusammenstellen.
- Letzte Voranmeldungen und Erklärungen mit dem Steuerberater vorbereiten.
- Gewerbe und Steuerpflicht bei den zuständigen Stellen abmelden.
- Unterlagen geordnet archivieren.
Inventur und Bestandswert
Kaufleute stellen nach dem Handelsgesetzbuch ein Inventar auf (§ 240 HGB). Bei der Aufgabe empfiehlt sich eine Inventur zum Stichtag, damit klar ist, welche Ware tatsächlich vorhanden war. Der Wert in den Büchern kann vom erzielbaren Verkaufspreis abweichen. Ware, die weniger wert ist als der Einkaufspreis, wird in der Buchführung häufig niedriger angesetzt. Verkaufen Sie später unter Buchwert, entsteht ein Verlust, verkaufen Sie darüber, ein Gewinn. Beides gehört in die Schlussabrechnung und ist mit dem Steuerberater abzustimmen.
Offene Posten und Gutscheine
Vor der Aufgabe sollten Sie auch offene Posten klären: Forderungen, Verbindlichkeiten, Rücknahmen und Gutschriften an Kunden. Gutscheine und Kundenguthaben sind ein Sonderfall, weil ihre steuerliche Behandlung von der Art des Gutscheins abhängt. Fragen Sie hierzu den Steuerberater, bevor Sie das Geschäft abmelden.
Zu den Verkaufswegen siehe Räumungsverkauf oder Komplettankauf. Die Seite Ankauf bei Geschäftsauflösung beschreibt, wie ein Ankauf als Gesamtposten aussehen kann. Ist ein Insolvenzverfahren eröffnet, gelten andere Regeln. Einen Überblick bietet der Beitrag Warenlager in der Insolvenz.
Typische Fehler bei Umsatzsteuer und Belegen
| Fehler | Folge | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Ware wird ohne Rechnung abgegeben | Umsatz fehlt in der Buchführung | für jeden Verkauf eine Rechnung ausstellen |
| Steuerausweis fehlt oder ist falsch | Nachfragen, Korrekturen, mögliche Nachforderung | Rechnung vorab prüfen lassen |
| Entnahmen werden nicht erfasst | steuerliche Nachforderung möglich | jede Entnahme mit Datum und Menge festhalten |
| Fremdware wird mitverkauft | Rückforderung durch den Eigentümer | Eigentum vor dem Verkauf klären |
| Unterlagen werden nach der Abmeldung entsorgt | Verstoß gegen Aufbewahrungsfristen | Fristen notieren und Archiv anlegen |
| Letzte Inventur fehlt | Abweichungen lassen sich nicht erklären | Inventur zum Stichtag dokumentieren |
Dieser Beitrag fasst allgemeine Grundsätze zusammen. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung, und Gesetze ändern sich. Rechtsanwalt oder Steuerberater helfen im Einzelfall.
Fazit
Bei der Geschäftsaufgabe gilt: Auch der letzte Verkauf braucht einen Beleg, und die Aufbewahrungspflichten laufen weiter. Entnahme, Betriebsübertragung und Steuerschuld des Käufers sind Sonderfälle, die Sie vor dem Verkauf mit dem Steuerberater klären. Verkäufer können ihren Bestand über Bestand anbieten unverbindlich beschreiben.
Häufige Fragen
In der Regel ja. Der Verkauf von Ware an einen anderen Unternehmer ist ein steuerbarer Umsatz, wenn Sie nicht Kleinunternehmer sind oder ein Sonderfall vorliegt. Möglich sind etwa die Übertragung des ganzen Betriebs oder eine Steuerschuld des Käufers. Welche Variante bei Ihnen zutrifft, klärt der Steuerberater vor dem Verkauf.
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Aufgabe. Nach der Abgabenordnung gelten allgemein zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Rechnungen sind ebenfalls acht Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Die Entnahme oder unentgeltliche Abgabe von Ware kann einem Verkauf steuerlich gleichgestellt sein. Dann kann Umsatzsteuer anfallen, obwohl kein Geld fließt. Auch ertragsteuerlich wird nicht verkaufte Ware im Zuge der Betriebsaufgabe in der Regel mit dem gemeinen Wert angesetzt. Klären Sie das vorab mit Ihrem Steuerberater.
Sie benötigen eine Bestandsliste, den schriftlichen Preis oder das Angebot, eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben sowie ein Übergabeprotokoll mit Datum und Menge. Bei einem Ankauf durch Overstock Germany wird der Preis schriftlich festgehalten. Bewahren Sie alle Unterlagen für die Buchführung auf.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information für Unternehmen. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Bei Einzelfragen helfen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
