Wer Lagerware an ein Unternehmen verkauft, schuldet in der Regel Umsatzsteuer, auch wenn die Ware als Restposten oder unter dem Einkaufspreis abgegeben wird. Der Beitrag erklärt die Grundbegriffe der Umsatzsteuer beim Verkauf von Lagerware: netto und brutto, Steuersatz, Rechnung und Vorsteuer. Er richtet sich an Geschäftsführer, Einkäufer und Buchhalter, die Überbestände abbauen. Sonderfälle wie Reverse-Charge, Lieferungen ins Ausland oder die Geschäftsaufgabe werden nur erwähnt. Der Beitrag bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Ihr Steuerberater klärt den Einzelfall.
Kurz erklärt
- Der Verkauf von Lagerware ist eine Lieferung. Sie unterliegt in der Regel der Umsatzsteuer, auch beim Verkauf unter Einkaufspreis oder Buchwert.
- Netto ist der Preis ohne Umsatzsteuer, brutto der Preis mit Umsatzsteuer. Unter Unternehmern nennt man Preise üblicherweise netto.
- Die Rechnung braucht gesetzliche Pflichtangaben. Der Käufer benötigt sie für den Vorsteuerabzug.
- Sonderfälle sind unter anderem Kleinunternehmer, Reverse-Charge, Lieferungen ins Ausland, Differenzbesteuerung und die Geschäftsveräußerung im Ganzen.
- Nachträgliche Preisnachlässe verändern die Steuer und müssen in den Belegen berichtigt werden.
Netto, brutto und Steuersatz: die Grundbegriffe
Die Umsatzsteuer ist eine Steuer auf Lieferungen und Leistungen. Wirtschaftlich trägt sie der Endverbraucher, die Unternehmen führen sie ab. Der Verkäufer berechnet sie dem Käufer und führt sie an das Finanzamt ab. Bemessungsgrundlage ist das Entgelt ohne Umsatzsteuer (§ 10 UStG). Die folgende Tabelle erklärt die wichtigsten Begriffe.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Netto | Preis ohne Umsatzsteuer, also das Entgelt |
| Brutto | Preis einschließlich Umsatzsteuer |
| Steuersatz | Regelsteuersatz für die meisten Waren, ermäßigter Satz nur in gesetzlich genannten Fällen |
| Vorsteuer | Umsatzsteuer, die ein Unternehmer beim Einkauf zahlt und unter Voraussetzungen abziehen darf |
| Zahllast | Umsatzsteuer aus Verkäufen abzüglich Vorsteuer, die an das Finanzamt geht |
| USt-IdNr. | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, vor allem für Geschäfte innerhalb der EU wichtig |
Für die konkrete Höhe der Sätze gilt der aktuelle Gesetzesstand. Prüfen Sie ihn vor der Rechnungsstellung bei Ihrem Steuerberater oder beim Finanzamt.
Der Weg der Steuer in einem Beispiel ohne Zahlen
Ein Unternehmen verkauft einen Posten an einen gewerblichen Wiederverkäufer. Beide einigen sich auf einen Nettopreis. Die Rechnung weist das Entgelt, den Steuersatz und die Umsatzsteuer getrennt aus. Der Käufer zahlt den Gesamtbetrag und zieht die Umsatzsteuer, soweit er dazu berechtigt ist, als Vorsteuer ab. Der Verkäufer führt die vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Für beide Unternehmen ist die Steuer damit im Regelfall ein durchlaufender Posten. Unterschiede ergeben sich vor allem aus dem Zeitpunkt der Zahlung und der Berechtigung zum Vorsteuerabzug.
Wann der Verkauf von Lagerware umsatzsteuerbar ist
Der Verkauf von Waren durch ein Unternehmen im Inland gegen Entgelt unterliegt grundsätzlich der Umsatzsteuer (§ 1 UStG). Das gilt unabhängig davon, ob die Ware neu, B-Ware, Retoure oder Auslaufmodell ist. Auch ein Verkauf mit Verlust bleibt eine Lieferung. Der Wertverlust im Lager ist eine Frage der Abschreibung und ändert nichts an der Umsatzsteuer auf den tatsächlich vereinbarten Preis.
Eine Lieferung liegt vor, wenn der Käufer in die Lage versetzt wird, im eigenen Namen über die Ware zu verfügen (§ 3 UStG). Maßgeblich ist die Verfügungsmacht, nicht allein das Eigentum. Wie sich Eigentum und Gefahr zeitlich unterscheiden, zeigt der Beitrag zu Gefahrübergang und Eigentumsübergang.
Die Steuer entsteht bei der üblichen Berechnung nach vereinbarten Entgelten mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem geliefert wurde, unabhängig vom Zahlungseingang. Wurde schon vorher gezahlt, entsteht sie früher. Wer die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten anwenden darf, entscheidet das Finanzamt auf Antrag unter bestimmten Voraussetzungen. Welche Folgen ein Verkauf unter Buchwert hat, behandelt der Beitrag zum Abverkauf unter Buchwert.
Die Rechnung: Pflichtangaben und Vorsteuer
Wer Lagerware an ein anderes Unternehmen verkauft, muss in der Regel eine Rechnung ausstellen. Sie dient als Beleg für die Steuer und für den Vorsteuerabzug des Käufers.
Pflichtangaben im Überblick
Eine Rechnung enthält nach dem Umsatzsteuergesetz unter anderem diese Angaben (§ 14 Abs. 4 UStG):
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände
- Zeitpunkt der Lieferung
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, samt vorab vereinbarter Minderungen
- anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Weitere Einzelheiten und Besonderheiten bei Geschäftskunden stehen im Beitrag zu den Rechnungsangaben bei Geschäftskunden. Weist ein Unternehmer in der Rechnung mehr Steuer aus, als er schuldet, schuldet er den Mehrbetrag (§ 14c UStG). Nachträgliche Korrekturen sind nur unter Bedingungen möglich, deshalb lohnt sich Sorgfalt vorab.
Elektronische Rechnung
Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt schrittweise eine Pflicht zur elektronischen Rechnung in einem strukturierten Format. Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen oder andere Formate mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden. Für 2027 gilt eine verlängerte Übergangsfrist, abhängig vom Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers. Der aktuelle Stand steht beim Bundesfinanzministerium, und Ihr Steuerberater kennt die Fristen für Ihr Unternehmen.
Vorsteuer: Warum der Käufer auf die Rechnung schaut
Ein Unternehmer kann die Umsatzsteuer aus Einkäufen als Vorsteuer abziehen, wenn er eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt (§ 15 UStG). Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Abzug gefährdet sein. Käufer prüfen Rechnungen daher genau, und fehlerhafte Rechnungen führen zu Rückfragen und Verzögerungen. Die Rechnung richtet sich an das Unternehmen, das Vertragspartner ist. Informationen zu Overstock Germany mit Sitz in Köln finden Sie auf der Seite Über uns.
Typische Fehler bei Rechnungen über Lagerware
- Der Preis im Angebot ist unklar, und Käufer und Verkäufer meinen netto und brutto. Schreiben Sie „netto zuzüglich Umsatzsteuer“ oder „brutto“ ausdrücklich dazu.
- Die Rechnung nennt den falschen Empfänger oder eine veraltete Anschrift. Gleichen Sie die Angaben mit dem Angebot ab.
- Die Rechnung weist Umsatzsteuer aus, obwohl ein Sonderfall wie Reverse-Charge oder Steuerbefreiung vorliegt. Klären Sie das vorab.
- Die Rechnungsnummer ist nicht fortlaufend oder doppelt vergeben. Nutzen Sie einen festen Nummernkreis.
- Ein Nachlass wird vereinbart, aber nicht durch einen Korrekturbeleg abgebildet.
Sonderfälle im Überblick
Nicht jeder Verkauf läuft nach dem Regelfall. Die Tabelle nennt häufige Sonderfälle. Sie sind hier nur erwähnt, die Voraussetzungen im Einzelnen klärt ein Steuerberater.
| Sonderfall | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Kleinunternehmer | Umsätze können unter Umsatzgrenzen steuerfrei sein, dann wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen |
| Reverse-Charge | Bei bestimmten Lieferungen schuldet der unternehmerische Empfänger die Steuer, die Rechnung enthält keinen Steuerbetrag, aber einen Hinweis |
| Lieferung in andere EU-Staaten | Kann steuerfrei sein, wenn der Käufer als Unternehmer mit gültiger USt-IdNr. auftritt und die Ware in den anderen Staat gelangt |
| Ausfuhr in Drittländer | Kann steuerfrei sein, wenn die Ware ins Drittland gelangt und dies nachgewiesen wird |
| Differenzbesteuerung | Wiederverkäufer, die Ware ohne Umsatzsteuer erworben haben, versteuern nur die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis |
| Geschäftsveräußerung im Ganzen | Wird ein Unternehmen oder ein Betriebsteil als Ganzes übertragen, ist das nicht umsatzsteuerbar |
| Kommission | Zwischen Einreicher und Kommissionär gilt eine Lieferung als ausgeführt |
Für Händler von Elektronik-Restposten ist das Reverse-Charge-Verfahren besonders wichtig. Bei Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Tablet-Computern und Spielekonsolen kann der unternehmerische Empfänger die Steuer schulden, wenn die Summe der Entgelte eines wirtschaftlichen Vorgangs eine gesetzliche Wertgrenze erreicht. Dasselbe Prinzip gilt für einige Metalle. Welche Waren im Einzelnen betroffen sind, steht im Gesetz und kann sich ändern. Bei Auslandsgeschäften hilft die Bestätigung einer USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern. Bei der Kommission von Overstock Germany bleibt die Ware Eigentum des Einreichers, die Abrechnung erfolgt über eine Provision. Wie sich das umsatzsteuerlich auswirkt, hängt vom Vertrag ab. Der Ratgeber Direktankauf oder Kommission vergleicht beide Wege. Besonderheiten bei Insolvenz und Geschäftsaufgabe behandeln die Beiträge zum Warenlager in der Insolvenz und zur Umsatzsteuer bei der Geschäftsaufgabe.
Preisnachlass, Retoure und Mängelrüge
Ändert sich das Entgelt nach dem Verkauf, muss die Umsatzsteuer berichtigt werden. Das gilt für Preisnachlässe, Rabatte, Skonti, aber auch für Minderungen nach einer Mängelanzeige oder eine Rückabwicklung (§ 17 UStG). Der Verkäufer berichtigt die geschuldete Steuer, der Käufer seinen Vorsteuerabzug.
In der Praxis geschieht das über eine Korrekturrechnung oder Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Vereinbaren Sie Nachlässe deshalb schriftlich und halten Sie fest, ob der genannte Betrag netto oder brutto gemeint ist. Das vermeidet Streit und Rückfragen im Rechnungswesen. Rechnet der Ankäufer per Gutschrift ab, stellt er die Rechnung im Namen des Verkäufers aus. Das setzt eine Vereinbarung voraus, und die Rechnung ist als Gutschrift zu kennzeichnen.
Was die Umsatzsteuer nicht regelt
Die Umsatzsteuer beantwortet nur die Frage, wie der Verkauf steuerlich zu behandeln ist. Wertverlust und Bewertung des Lagers sind eine Frage der Bilanz und der Ertragsteuern, siehe Abschreibung von Lagerbestand. Beim Handel mit Elektrogeräten kommen eigene Pflichten hinzu, die der Beitrag zu ElektroG-Pflichten beim Weiterverkauf beschreibt. Für Verpackungen gelten die Regeln des Verpackungsgesetzes, siehe Verpackungsgesetz: Pflichten für Händler.
Checkliste vor dem Verkauf
Mit diesen Schritten bereiten Sie die Rechnungsstellung vor:
- Klären Sie Ihren steuerlichen Status: Regelbesteuerung, Kleinunternehmer oder Sonderregelung.
- Prüfen Sie, ob der Käufer Unternehmer ist, und lassen Sie sich bei Auslandsgeschäften die USt-IdNr. nennen.
- Prüfen Sie, ob ein Sonderfall vorliegt, etwa bei Warengruppen mit Reverse-Charge.
- Legen Sie im Angebot fest, ob Preise netto oder brutto gelten.
- Stellen Sie die Rechnung mit allen Pflichtangaben und im vorgesehenen Format aus.
- Halten Sie Liefer- und Rechnungsdatum sowie Nachlässe schriftlich fest.
- Lassen Sie unklare Fälle vor der Rechnungsstellung von Ihrem Steuerberater prüfen.
Bewahren Sie Angebot, Rechnung, Liefernachweis und Zahlungsbeleg gemeinsam auf. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt zählt die vollständige Dokumentation. Wie lange Belege aufzubewahren sind, regeln Steuer- und Handelsrecht, Ihr Steuerberater nennt die Fristen.
Den Ablauf eines Ankaufs beschreibt die Seite So funktioniert’s, allgemeine Fragen beantwortet die FAQ.
Fazit
Beim Verkauf von Lagerware gilt: Die Umsatzsteuer folgt dem tatsächlichen Verkauf, nicht dem Buchwert. Wer netto und brutto sauber trennt, vollständige Rechnungen ausstellt und Sonderfälle früh erkennt, vermeidet Rückfragen und Korrekturen. Bei Zweifeln hilft der Steuerberater. Wenn Sie einen Bestand verkaufen möchten, können Sie ihn über Bestand anbieten unverbindlich beschreiben.
Häufige Fragen
In der Regel ja. Der Verkauf von Waren aus dem Unternehmen ist eine Lieferung, die der Umsatzsteuer unterliegt, sofern kein Sonderfall vorliegt. Die Steuer richtet sich nach dem tatsächlich vereinbarten Preis ohne Umsatzsteuer, nicht nach dem Einkaufspreis oder dem Buchwert.
Netto ist der Preis ohne Umsatzsteuer, brutto der Preis einschließlich Umsatzsteuer. Unter Unternehmern werden Preise üblicherweise netto genannt, die Umsatzsteuer kommt auf der Rechnung hinzu. Prüfen Sie im Angebot immer, welche Angabe gemeint ist.
Unter anderem Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Ware, Lieferzeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Der Käufer benötigt eine korrekte Rechnung für den Vorsteuerabzug.
Ja. Bei bestimmten Lieferungen schuldet der unternehmerische Empfänger die Steuer, das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Das betrifft zum Beispiel bestimmte Warengruppen ab einer Wertgrenze. Ob ein solcher Fall vorliegt, klären Sie vor der Rechnungsstellung mit Ihrem Steuerberater.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information für Unternehmen. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Bei Einzelfragen helfen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
