Eine Rechnung an Geschäftskunden muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, sonst gefährdet sie den Vorsteuerabzug des Käufers. Dieser Beitrag erklärt die Pflichtangaben im B2B-Geschäft nach dem Umsatzsteuergesetz und richtet sich an Verkäufer und Einkäufer, die Posten, Restposten oder Überbestände abrechnen. Sie erfahren, welche Angaben nötig sind, wo Sonderfälle lauern, was sich bei der E-Rechnung bis 2028 ändert und wie Sie Fehler vermeiden. Der Text bietet allgemeine Orientierung und keine Beratung im Einzelfall.
Kurz erklärt
- Unternehmer müssen für Leistungen an andere Unternehmer eine Rechnung ausstellen, in der Regel innerhalb von sechs Monaten.
- Das Gesetz nennt Pflichtangaben von Name und Anschrift bis zum Steuerbetrag. Fehlen sie, kann der Käufer Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen.
- Sonderfälle wie innergemeinschaftliche Lieferungen, Steuerschuld des Empfängers und Differenzbesteuerung verlangen zusätzliche Hinweise.
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung wird bis 2028 stufenweise eingeführt.
- Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren.
Wer eine Rechnung ausstellen muss
Unternehmer, die Waren an andere Unternehmer liefern, sind zur Rechnung verpflichtet. Sie müssen sie innerhalb von sechs Monaten nach der Lieferung ausstellen. Das gilt auch für Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Als Rechnung zählt jedes Dokument, mit dem eine Lieferung abgerechnet wird, unabhängig von der Bezeichnung. Ein Lieferschein mit Preisen kann daher unter Umständen als Rechnung gelten.
Bei Anzahlungen und Teilzahlungen gelten dieselben Grundsätze. Wird ein Teil des Entgelts im Voraus gezahlt, nennt die Rechnung den Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum zusammenfällt. Das betrifft Posten, die in Tranchen bezahlt oder geliefert werden.
Die Rechnung ist für den Käufer wichtig, weil sein Vorsteuerabzug grundsätzlich von einer ordnungsgemäßen Rechnung abhängt. Für Sie als Verkäufer geht es um Klarheit und Nachweis. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein. Dafür genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.
Die Pflichtangaben im Überblick
Das Umsatzsteuergesetz zählt die Pflichtangaben in § 14 Abs. 4 auf. Die folgende Tabelle fasst sie zusammen und nennt typische Prüfpunkte.
| Angabe | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer | Firmierung und Rechtsform korrekt und vollständig schreiben |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers | Eine von beiden genügt, bei EU-Lieferungen gehört die USt-IdNr. dazu |
| Ausstellungsdatum | Tag der Rechnungsstellung |
| Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | Keine Doppelvergabe, ein nachvollziehbarer Nummernkreis |
| Menge und Art der gelieferten Gegenstände | Handelsübliche Bezeichnung, bei Mischposten nach Artikelgruppen |
| Zeitpunkt der Lieferung | Lieferdatum oder Lieferzeitraum, bei Teillieferungen je Lieferung |
| Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen | Nettobeträge getrennt je Steuersatz, im Voraus vereinbarte Minderungen angeben |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Bei Steuerbefreiung stattdessen einen Hinweis auf die Befreiung |
| „Gutschrift“ | Nur wenn der Käufer die Rechnung ausstellt |
Nicht vorgeschrieben, aber nützlich sind weitere Angaben: die Nummer des Angebots oder der Bestellung, das Zahlungsziel, die Bankverbindung und ein Ansprechpartner für Rückfragen. Wer Posten auf Grundlage eines schriftlich festgehaltenen Preises verkauft, sollte diesen Bezug auf der Rechnung nennen. So lässt sich später leicht nachvollziehen, welche Vereinbarung der Abrechnung zugrunde lag.
Typische Stolpersteine bei Posten und Paletten
Bei Restposten ist die Warenbezeichnung der heikelste Punkt. Sammelbegriffe wie „Elektronikware“ oder „Palette Mischware“ beschreiben die Lieferung oft nicht genau genug. Verweisen Sie auf eine beigefügte Artikelliste und nennen Sie darin Menge und Art je Zeile. Die Liste sollte mit der Bestandsliste übereinstimmen, auf der das Angebot beruhte.
Bei gemischten Posten kommt ein weiterer Punkt hinzu. Gehören zu einer Lieferung Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen, muss das Entgelt getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen werden. Eine Artikelliste mit Spalte für den Steuersatz erleichtert das.
Auch der Lieferzeitpunkt macht Mühe. Wird eine Palette in mehreren Abholungen geliefert, ist jede Lieferung einzeln zu betrachten. Halten Sie Abholdatum und Menge im Übergabeprotokoll fest. Mehr zum Zeitpunkt, ab dem Risiko und Eigentum wechseln, erklärt der Beitrag zu Gefahrübergang und Eigentumsübergang.
Sonderfälle: Steuerfreiheit, Steuerschuld des Empfängers, Differenzbesteuerung
Drei Konstellationen verlangen zusätzliche Hinweise.
- Innergemeinschaftliche Lieferung: Liefern Sie steuerfrei an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat, müssen beide USt-IdNr. auf der Rechnung stehen. Die Rechnung ist bis zum 15. des Folgemonats auszustellen. Zusätzlich ist auf die Steuerbefreiung hinzuweisen.
- Steuerschuld des Empfängers: Bei bestimmten Lieferungen schuldet der Käufer die Umsatzsteuer. Dazu zählen unter anderem Mobilfunkgeräte, Tablet-Computer und Spielekonsolen ab einer gesetzlichen Wertgrenze je wirtschaftlichem Vorgang. Dann steht auf der Rechnung kein gesonderter Steuerausweis, sondern der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
- Differenzbesteuerung: Wiederverkäufer gebrauchter Gegenstände können die Differenzbesteuerung anwenden. Die Rechnung enthält dann keinen gesonderten Steuerausweis und den Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“.
Bei EU-Kunden lohnt die Prüfung der USt-IdNr. Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt ausländische Nummern kostenlos. Die einfache Bestätigung zeigt, ob die Nummer gültig ist. Die qualifizierte Bestätigung gleicht zusätzlich Name und Anschrift ab. Bewahren Sie das Ergebnis als Nachweis auf.
Beispiel ohne Zahlen: Elektronikposten
Ein Händler verkauft einen Posten Smartphones an einen anderen Unternehmer. Liegt die Summe der Entgelte im wirtschaftlichen Vorgang über der gesetzlichen Wertgrenze, schuldet der Käufer die Umsatzsteuer. Der Händler weist dann keine Steuer aus und vermerkt „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Maßgeblich ist die Summe der Entgelte im gesamten wirtschaftlichen Vorgang, nicht der Wert einzelner Geräte. Der Käufer muss die Steuer selbst anmelden und kann sie in der Regel zugleich als Vorsteuer abziehen.
Ob einer dieser Fälle vorliegt, hängt von Ware, Käufer und Lieferweg ab. Bei Insolvenzware und bei sicherungsübereigneten Gegenständen gelten zusätzliche Regeln. Hier ist die Abstimmung mit Verwalter und Steuerberater besonders wichtig.
E-Rechnung: Was bis 2028 gilt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Das Format entspricht in der Regel der europäischen Norm EN 16931. Das Gesetz lässt auch vereinbarte Formate zu, aus denen sich die Pflichtangaben vollständig auslesen lassen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
| Zeitraum | Regel |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt |
| Umsätze bis 31. Dezember 2026 | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format bleiben zulässig |
| Umsätze 2027 | Nur Aussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiter Papier oder, mit Zustimmung, andere Formate nutzen |
| Ab 1. Januar 2028 | Die E-Rechnung gilt für inländische B2B-Umsätze, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen |
Für Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Angaben. Sie dürfen nach den Vorschriften auch als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Sprechen Sie mit Geschäftspartnern ab, welches Format und welchen Übertragungsweg Sie nutzen. Eine E-Mail mit PDF genügt in der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers. Prüfen Sie rechtzeitig, mit welchem Programm Sie E-Rechnungen erzeugen und empfangen. Lassen Sie sich im Zweifel von Ihrem Steuerberater oder Softwareanbieter beraten.
Rechnung beim Warenankauf: Direktankauf, Kommission, Gutschrift
Beim Direktankauf verkaufen Sie Ware an einen Ankäufer, der sie nach dem Angebot sofort bezahlt. Sie sind dann leistender Unternehmer und stellen in der Regel die Rechnung aus. Alternativ kann der Käufer die Rechnung als Gutschrift ausstellen, wenn Sie das vorher vereinbart haben. Die Rechnung muss dann als „Gutschrift“ bezeichnet sein. Sie können ihr widersprechen, dann verliert sie ihre Wirkung.
Bei mehreren Abholterminen oder Teilmengen sind mehrere Rechnungen oder eine Sammelrechnung mit klarer Zuordnung möglich. Vereinbaren Sie das vorab schriftlich. Bei der Kommission bleibt die Ware Eigentum des Einreichers, abgerechnet wird per Provision. Die umsatzsteuerliche Behandlung kann vom einfachen Verkauf abweichen. Besprechen Sie die Abrechnung vor dem ersten Geschäft mit Ihrem Steuerberater. Den Unterschied der beiden Wege beschreibt der Ratgeber zu Direktankauf oder Kommission.
Wie der Ablauf bei Overstock Germany insgesamt aussieht, erklärt die Seite So funktioniert’s. Offene Fragen zum Ablauf klären Sie über die Kontaktseite. Allgemeine Antworten finden Sie in den häufigen Fragen.
Fehler, Berichtigung und Aufbewahrung
Fehler in Rechnungen kommen vor. Die häufigsten sind:
- veraltete Firmenanschrift oder falsche Rechtsform des Käufers,
- fehlende USt-IdNr. bei EU-Lieferungen,
- Sammelbezeichnungen statt konkreter Artikel,
- doppelte oder lückenhafte Rechnungsnummern,
- fehlender Lieferzeitpunkt oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Fehlende oder falsche Angaben lassen sich in der Regel berichtigen. Das Gesetz stellt klar, dass eine Berichtigung kein rückwirkendes Ereignis im Sinne der Abgabenordnung ist. Was das für Vorsteuerabzug und Zinsen bedeutet, klärt Ihr Steuerberater. Stimmen Sie die Berichtigung in jedem Fall mit dem Käufer ab.
Auch als Einkäufer sollten Sie eingehende Rechnungen prüfen, bevor Sie zahlen. Bei Elektrogeräten gehört zum Beispiel die Registrierungsnummer des Herstellers auf dessen Rechnung. Warum das wichtig ist, erklärt der Beitrag zum Elektrogesetz für Händler.
Das Umsatzsteuergesetz verlangt, Doppel ausgestellter Rechnungen und erhaltene Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Die Rechnungen müssen während der gesamten Zeit lesbar bleiben. Weitere Aufbewahrungsregeln, etwa der Abgabenordnung, bleiben unberührt.
Checkliste vor dem Versand
- Sind Name, Anschrift und Rechtsform beider Seiten korrekt?
- Stehen Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers auf der Rechnung?
- Ist die Rechnungsnummer einmalig und fortlaufend?
- Passen Menge und Bezeichnung zur Artikelliste und zum Übergabeprotokoll?
- Sind Lieferzeitpunkt und Lieferzeitraum genannt?
- Sind Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausgewiesen?
- Liegt ein Sonderfall vor, der einen Hinweis verlangt?
- Entspricht das Format den Vorgaben für E-Rechnungen, falls sie schon gelten?
Mängelrügen und Gewährleistung hängen oft an denselben Unterlagen, wie die Beiträge zur Gewährleistung im B2B-Restpostenverkauf und zur Rügepflicht unter Kaufleuten zeigen.
Fazit
Eine ordnungsgemäße Rechnung schützt Verkäufer und Käufer. Sie braucht vollständige Pflichtangaben, bei Posten eine genaue Warenbeschreibung und bei Sonderfällen die richtigen Hinweise. Die E-Rechnung wird bis 2028 zum Standard, deshalb lohnt der frühe Blick auf Formate und Software. Wer bei Sonderfällen und Formaten vorab mit dem Käufer klärt, was er erwartet, vermeidet spätere Korrekturen. Steuerberatung leistet dieser Text nicht. Im Einzelfall helfen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Verkäufer können ihren Bestand über Bestand anbieten unverbindlich beschreiben.
Häufige Fragen
Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer, Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Ware, Zeitpunkt der Lieferung, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Per E-Mail bleibt sie für Umsätze bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers zulässig, Papier ohnehin. Kleinere Aussteller dürfen sie nach den Übergangsregeln noch bis Ende 2027 nutzen. Danach ist eine strukturierte E-Rechnung nötig.
Schuldet der Empfänger die Steuer, etwa bei bestimmten Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Tablets oder Spielekonsolen ab einer Wertgrenze, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen vermerken Sie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Prüfen Sie jede Lieferung einzeln, am besten mit Ihrem Steuerberater.
Das Umsatzsteuergesetz verlangt, Doppel ausgestellter Rechnungen und erhaltene Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Weitere Aufbewahrungsregeln, etwa der Abgabenordnung, bleiben unberührt. Prüfen Sie deshalb auch interne Löschfristen.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information für Unternehmen. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Bei Einzelfragen helfen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
