Die Lagermiete ist selten der größte Posten. Wer Lagerkosten berechnen will, muss alles erfassen, was ein Bestand je Monat verursacht: Fläche, Personal, Versicherung, Technik und das gebundene Kapital. Erst dann lässt sich entscheiden, ob Ware im eigenen Lager bleibt, zu einem Dienstleister wandert oder verkauft wird. Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführer, Einkäufer und Lagerleiter, die einen Überbestand bewerten. Er nennt die Kostenarten, zeigt einen Formelansatz ohne feste Zahlen und liefert Fragen für den Vergleich. Rechenwerte setzen Sie aus Ihrer eigenen Buchhaltung ein.
Kurz erklärt
- Lagerkosten bestehen aus Raum, Personal, Handling, Versicherung, Verwaltung, Schwund und Kapitalbindung.
- Die Kapitalbindung fehlt in vielen Rechnungen, obwohl sie bei langsam drehender Ware stark ins Gewicht fallen kann.
- Verteilen Sie die Kosten auf belegte Stellplätze, nicht auf die theoretische Kapazität.
- Für den Vergleich zählen die Kosten des Wartens: Lagerkosten, Zinsen und erwarteter Wertverlust je Monat.
- Alle Werte stammen aus Ihren Unterlagen. Dieser Beitrag nennt keine Marktpreise.
Welche Kostenarten zu den Lagerkosten gehören
Lagerkosten sind alle Kosten, die entstehen, weil Ware vorrätig gehalten wird. Fachlich spricht man von Lagerhaltungskosten. Sie lassen sich in feste Kosten, die auch bei leerem Lager anfallen, und variable Kosten teilen, die mit der Menge steigen. Die folgende Tabelle ordnet die wichtigsten Posten.
| Kostenart | Beispiele | Typische Bezugsgröße |
|---|---|---|
| Raumkosten | Miete oder Abschreibung, Nebenkosten, Strom, Heizung, Reinigung | je Quadratmeter oder Stellplatz |
| Personal | Lagerarbeiter, Staplerfahrer, Leitung | je Stunde oder je Bewegung |
| Handling | Ein- und Auslagerung, Umpacken, Etiketten | je Palette oder Auftrag |
| Technik | Regale, Stapler, Lagerverwaltung, Wartung | je Stellplatz oder Jahr |
| Versicherung | Inhalts-, Feuer- und Diebstahlschutz | je Versicherungswert |
| Schwund und Wertverlust | Bruch, Diebstahl, Veralterung, Preisverfall | je Lagerwert |
| Kapitalbindung | kalkulatorische Zinsen auf den Lagerwert | je Lagerwert und Monat |
Kalkulatorische Zinsen sind Zinsen, die Sie ansetzen, auch wenn kein Kredit besteht. Sie bilden ab, was das gebundene Geld bei anderer Verwendung leisten könnte.
Feste und variable Kosten trennen
Die Trennung entscheidet, was ein Verkauf wirklich spart. Miete, Versicherungsgrundbeitrag und Technik laufen weiter, solange die Fläche besteht. Handling, Strom für Stapler und Zinsen sinken mit jeder Palette, die den Bestand verlässt. Markieren Sie in Ihrer Aufstellung deshalb für jede Zeile, ob sie fest oder variabel ist. Zu den variablen Kosten zählt auch der Wertverlust, denn er wächst mit der Standzeit der Ware.
Lagerplatz: Fläche, Stellplatz und Nebenkosten
Der Lagerplatz ist der sichtbarste Posten, aber er wird oft falsch verteilt. Entscheidend ist, welche Einheit Sie wählen: die Fläche, den Stellplatz oder den Kubikmeter. Für Palettenware ist der belegte Stellplatz in der Regel die sinnvollste Größe.
Die Auslastung beeinflusst das Ergebnis stark. Ein Lager, das nur zur Hälfte belegt ist, verteilt dieselben festen Kosten auf halb so viele Paletten. Ein Posten, der lange steht, blockiert außerdem Platz, den andere Ware nutzen könnte. Dieser entgangene Nutzen ist ein echter Kostenfaktor, auch wenn er in keiner Rechnung auftaucht.
Eigene Fläche
Bei eigener oder gemieteter Fläche setzen Sie alle Raumkosten eines Monats an, auch die Nebenkosten. Dazu gehören Strom, Heizung, Beleuchtung, Reinigung und Sicherheitstechnik. Teilen Sie diese Summe durch die belegten Stellplätze. Gangflächen, Rampen und Büroanteile gehören anteilig dazu, denn ohne sie ließe sich das Lager nicht nutzen.
Fremde Fläche
Bei einem Lagerdienstleister prüfen Sie, was der Preis je Stellplatz enthält. Üblich sind getrennte Posten für Einlagerung, Auslagerung, Bestandsführung und Versicherung. Fragen Sie nach Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen und Kosten für Inventuren. Ein niedriger Stellplatzpreis kann durch hohe Handlingpreise aufgewogen werden.
Personal, Handling und Versicherung
Personal und Handling sind variable Kosten, die mit der Zahl der Bewegungen steigen. Jede Palette, die ein- und wieder ausgelagert, umgepackt oder neu etikettiert wird, bindet Arbeitszeit und Staplerzeit. Erfassen Sie deshalb die Bewegungen je Monat und bewerten Sie jede mit einem Stundensatz aus Ihrer Lohnbuchhaltung. Ein sauberer Lieferschein bei jeder Auslagerung und klare Etiketten auf den Paletten senken die Zeit pro Bewegung, weil Suchen und Nachfragen entfallen.
Die Versicherung hängt vom Wert und von der Art der Ware ab. Prüfen Sie, ob der Versicherungswert noch dem tatsächlichen Bestandswert entspricht. Ein veralteter Bestand ist oft zu hoch versichert, ein stark gewachsener zu niedrig. Besondere Ware, etwa Akkus oder Elektronik, kann zusätzliche Auflagen auslösen. Das gilt auch für Lithium-Batterien, die im Beitrag zu Gefahrgut und Lithium-Batterien beim Transport erklärt werden.
Verwaltungskosten werden häufig vergessen: Bestandsführung, Inventur, Datenpflege und Auswertungen. Auch sie gehören in die Rechnung. Das gilt ebenso für Schwund durch Bruch, Verwechslung oder Diebstahl. Er fällt meist erst bei der Zählung auf und wird dann einmalig abgeschrieben, statt monatlich in die Kosten einzufließen. Besser ist es, den Schwund der letzten Perioden zu mitteln und als laufenden Posten anzusetzen.
Kapitalbindung und Wertverlust
Kapitalbindung ist der Wert der Ware, der im Lager statt auf dem Konto liegt. Sie ist der Posten, der am häufigsten fehlt, weil keine Rechnung dafür ankommt. Der Ansatz ist einfach: durchschnittlicher Lagerwert mal Zinssatz mal Zeitraum. Den Zinssatz wählen Sie nach Ihren Finanzierungskosten oder nach der Rendite, die das Geld anderswo erzielen würde. Hat Ihr Betrieb einen Kontokorrentkredit, ist dessen Zins eine naheliegende Untergrenze. Entscheidend ist, dass Sie denselben Satz für alle Varianten verwenden, damit der Vergleich fair bleibt. Wie sich ein Lagerabbau auf die Zahlungsfähigkeit auswirkt, beschreibt der Beitrag zur Liquidität durch Lagerabbau.
Der Wertverlust wirkt zusätzlich. Technische Ware wird durch neue Modelle älter, Saisonware verliert nach dem Saisonende an Reiz, und Ware mit Mindesthaltbarkeit hat ein Ablaufdatum. Wie dieser Effekt wirkt, beschreibt der Beitrag zu den Kosten des Wartens bei Lagerware. Wie schnell Ihr Bestand dreht, zeigt die Berechnung von Lagerreichweite und Lagerumschlag.
Ob und wie Sie Wertverluste in der Bilanz oder steuerlich berücksichtigen, hängt vom Einzelfall ab. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Eine Einführung bietet der Artikel zur Abschreibung von Lagerbestand, die verbindliche Auskunft gibt der Steuerberater.
Formelansatz für die eigene Rechnung
Die folgenden Formeln enthalten keine Zahlen, sondern Platzhalter. Sie setzen Werte aus Ihrer Buchhaltung ein.
- Lagerkosten je Monat = Raumkosten + Personal + Handling + Technik + Versicherung + Verwaltung + Schwund + kalkulatorische Zinsen
- Kapitalbindungskosten je Monat = durchschnittlicher Lagerwert × Jahreszinssatz ÷ 12
- Kosten je belegtem Stellplatz = Lagerkosten je Monat ÷ Zahl der belegten Stellplätze
- Lagerkostensatz = Lagerkosten je Monat ÷ durchschnittlicher Lagerwert
- Kosten des Wartens = Lagerkosten je Monat × Monate bis zum Verkauf + erwarteter Wertverlust − erwarteter Preisvorteil
Der durchschnittliche Lagerwert ist der Mittelwert aus Anfangs- und Endbestand oder, genauer, der Mittelwert mehrerer Stichtage. Die Genauigkeit der Rechnung hängt an den Mengen. Eine saubere Inventur vor dem Verkauf liefert die Grundlage dafür.
Woher die Werte kommen
Fast alle Eingaben liegen bereits vor. Raumkosten stehen im Mietvertrag und in den Nebenkostenabrechnungen. Personalkosten liefert die Lohnbuchhaltung, die Zahl der Bewegungen die Lagerverwaltung oder die Lieferscheine. Der Versicherungswert steht in der Police. Den Lagerwert entnehmen Sie der Bestandsbewertung der Buchhaltung. Fehlt eine Angabe, schätzen Sie sie vorsichtig und vermerken die Annahme, damit Dritte die Rechnung nachvollziehen können.
Beispiel ohne Zahlen
Ein Händler mit einem Überbestand aus einem ausgelaufenen Sortiment stellt zuerst die Kosten je belegtem Stellplatz fest. Danach schätzt er, wie viele Monate die Ware noch liegen würde. Er multipliziert beides und addiert Zinsen und erwarteten Preisrückgang. Das Ergebnis vergleicht er mit einem schriftlichen Angebot für den Gesamtposten. Fällt die Summe der Wartekosten in die Nähe des möglichen Preisvorteils, spricht vieles für den Verkauf.
Eigenes Lager, Dienstleister oder Verkauf vergleichen
Vergleichen Sie Optionen immer über denselben Zeitraum und mit denselben Bestandteilen. Drei Wege kommen meist infrage: im eigenen Lager halten, extern einlagern oder den Posten verkaufen. Die Entscheidung hängt von wenigen Fragen ab.
- Wie viele Monate bleibt die Ware voraussichtlich im Lager, wenn nichts geschieht?
- Welche Kosten entfallen bei einem Verkauf wirklich, und welche bleiben als feste Kosten bestehen?
- Wie stark sinkt der erwartete Preis pro Monat Wartezeit?
- Wird der Platz für anderes Sortiment gebraucht?
- Wie hoch ist das gebundene Kapital im Verhältnis zur freien Liquidität?
Feste Kosten sinken beim Verkauf nur, wenn die Fläche anderweitig genutzt oder gekündigt wird. Ein leerer, aber weiter gemieteter Platz spart nichts.
Rechnen Sie am besten drei Szenarien: Der Bestand liegt kurz, mittel oder lang im Lager. So sehen Sie, wie empfindlich das Ergebnis auf die Standzeit reagiert. Stützt sich die Entscheidung auf nur einen Wert, etwa die Miete, bleibt sie fehleranfällig. Halten Sie die Annahmen schriftlich fest, damit Geschäftsführung, Buchhaltung und Lagerleitung dieselbe Grundlage verwenden.
Was jede Option kostet
Im eigenen Lager tragen Sie alle Kosten selbst, behalten aber die Kontrolle über Zugriff und Zeitpunkt. Bei einem Dienstleister werden aus festen Kosten variable, dafür kommen Handling- und Mindestlaufzeitkosten hinzu. Beim Verkauf entfallen Lagerkosten, Zinsen und weiterer Wertverlust. Dem steht ein Erlös gegenüber, der je nach Ware und Zustand unterschiedlich ausfällt. Die Seite zum Ankauf von Restposten zeigt, welche Ware für einen Verkauf in Frage kommt. Wer ein ganzes Lager räumen muss, findet Hilfe in der Checkliste zum Lager auflösen.
Typische Fehler bei der Berechnung
- Nur die Miete ansetzen. Gegenmaßnahme: Jede Zeile der Tabelle prüfen und bewusst mit null begründen, wenn sie nicht anfällt.
- Kapazität statt Belegung verwenden. Gegenmaßnahme: Die Kosten durch belegte Stellplätze teilen.
- Wertverlust ausblenden. Gegenmaßnahme: Den erwarteten Preisrückgang je Monat schätzen und offenlegen, auch wenn die Schätzung unsicher ist.
- Feste Kosten dem Verkauf gutschreiben. Gegenmaßnahme: Nur Kosten ansetzen, die tatsächlich entfallen.
- Mengen nicht prüfen. Gegenmaßnahme: Vor der Rechnung zählen, denn falsche Mengen verfälschen jeden Kostensatz.
Fazit
Lagerkosten ergeben sich aus mehr Posten, als die Miete vermuten lässt, und die Kapitalbindung ist der am häufigsten übersehene. Mit dem Formelansatz vergleichen Sie Weiterlagern, externe Einlagerung und Verkauf auf derselben Basis. Wenn der Vergleich für einen Verkauf spricht, können Sie den Bestand über Bestand anbieten unverbindlich beschreiben.
Häufige Fragen
Dazu zählen Raumkosten, Personal, Handling bei Ein- und Auslagerung, Versicherung, Verwaltung und Technik sowie Schwund und Wertverlust. Hinzu kommt die Kapitalbindung: Das Geld, das in der Ware steckt, steht für andere Zwecke nicht zur Verfügung. Wer nur die Miete ansetzt, rechnet den Bestand fast immer zu günstig.
Teilen Sie die gesamten Kosten des Lagerbereichs für einen Monat durch die Zahl der tatsächlich belegten Stellplätze. Bleiben Plätze leer, verteuert das jeden belegten Platz. Rechnen Sie deshalb mit der Belegung und nicht mit der theoretischen Kapazität, und prüfen Sie die Zahlen mit der Inventur.
Der Verkauf lohnt sich, wenn die Kosten des Wartens den erwarteten Preisvorteil übersteigen. Zu den Kosten des Wartens zählen monatliche Lagerkosten, Zinsen auf das gebundene Kapital und der erwartete Wertverlust. Eine feste Grenze gibt es nicht. Sie hängt von Ware, Saison und Platzbedarf ab.
Lagerkosten sind für Unternehmen in der Regel Betriebsausgaben. Wie Wertverluste des Bestands bilanziell zu behandeln sind, hängt von Rechnungslegung und Einzelfall ab. Dazu gibt der Steuerberater verbindliche Auskunft. Kalkulatorische Zinsen sind dagegen eine Rechengröße für die Entscheidung und keine gezahlten Kosten. Dieser Beitrag bietet nur eine allgemeine Orientierung.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information für Unternehmen. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Bei Einzelfragen helfen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
